Kehittämis- ja  strategiapalvelujen henkilörekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
​​​​​​​EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 11.8.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
Pl 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Kehitysjohtaja Mikko Häikiö
​​​​​​​PL 8041, 96101 Rovaniemi
​​​​​​​040 772 7211
mikko.haikio@lapha.fi

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö:

• Lakisääteinen velvoite.Tietosuoja-asetus 6 artikla c, e
• Suostumus

B) Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kehittämis- ja strategiatoimialan tehtävänä on tarjota palveluja seuraaviin tarkoituksiin

• strategiapalvelut (asiakaspalautteet)
• tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiopalvelut
• sisäinen ja ulkoinen viestintä
• tietojohtaminen
• tietohallinto ja digitaaliset palvelut
• osallisuus ja vaikuttaminen

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

• Henkilötietoryhmät: asukkaat, asiakkaat, potilaat, työntekijät 

• Henkilötietotyypit: asiakkaiden perustiedot, yksilöintitiedot (henkilötunnus) ja terveyden- ja sosiaalihuollon asiakastietoja.

• Tsa 9 art erityishenkilötietoryhmiä koskevaa käsittelyä (etninen alkuperä)

• Työntekijöiden perustiedot (etu- ja sukunimi, yhteystiedot (työyksikkö)), yksilöintitiedot: henkilötunnus, sv-numero

Henkilötietojen tietolähteet

Tieto kertyy omasta toiminnasta, rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Luovutuksen perusteena on rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Viranomaisten väliset luovutukset (Sosiaali- ja terveysministeriö, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, Valtiokonttori, Valtiovarainministeriö, Finndata )  Luovutuksen perusteena on rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston antamiin määräyksiin sekä Kuntaliiton antamiin säilytysaikasuosituksiin. Säilytysajat on määritelty tarkemmin hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelmassa.

Henkilötietojen säilytysaika riippuu siitä, mihin tehtävään kyseinen henkilötieto liittyy. esim.
strategiapalvelut (asiakaspalautteet) koontitieto 1 vuosi, sisäinen ja ulkoinen viestintä: uutiskirjeen tilaajatiedot, kunnes peruuttaa suostumuksen, tietohallinto ja digitaaliset palvelut: käyttölokit 12 vuotta. käyttöoikeudet ja laitehallintatiedot palvelusuhteen päättymisestä 10 vuotta

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

1 )Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa, kulunvalvonnan piirissä olevassa tilassa/ kameravalvonnan piirissä olevassa tilassa

2) Tietojärjestelmissä käsiteltävien tietojen suojauksessa ulkopuolisilta on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat sekä työntekijällä on vain tehtävän hoitamiseksi tarpeelliset käyttöoikeudet.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.