Sosiaalipalveluiden asiakasrekisteri 

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 25.1.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
PL 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Perheiden ja työikäisten palveluiden vastuualuejohtaja Johanna Korteniemi
040 5811 255
johanna.korteniemi@lapha.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Palvelualueiden palveluiden vastuuyksikköjohtajat:

Pohjoinen palvelualue:

• Perheiden ja työikäisten palvelut – Suvi Seikkula, suvi.seikkula@lapha.fi 040 732 8879
• Vammaisten palvelut – Henri Muotka, henri.muotka@lapha.fi 040 489 5181
• Ikäihmisten palvelut – Lea Waljus, lea.waljus@lapha.fi 040 724 4025

Itäinen palvelualue:

• Perheiden ja työikäisten palvelut – Merja Onkamo, merja.onkamo@lapha.fi 040 1899 9062
• Vammaisten palvelut – Kati Aikio, kati.aikio@lapha.fi
• Ikäihmisten palvelut – Katja Raatikainen, katja.raatikainen@lapha.fi 

Kaakkoinen palvelualue:

• Perheiden ja työikäisten palvelut – Kaisa-Maria Rantajärvi, kaisa-maria.rantajarvi@lapha.fi 040 677 1162
• Vammaisten palvelut – Maija Tervo, maija.tervo@lapha.fi 040 582 6351
• Ikäihmisten palvelut – Johanna Lohtander, johanna.lohtander@lapha.fi 040 586 1208
• Lounainen palvelualue:  
• Perheiden ja työikäisten palvelut – Nina Matinlassi, nina.matinlassi@lapha.fi 040 648 5455
• Vammaisten palvelut – Eija Lampela, eija.lampela@lapha.fi 040 547 2484
• Ikäihmisten palvelut – Rita Oinas, rita.oinas@lapha.fi 040 548 2039

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö:

• Lakisääteinen velvoite TsA 6 art, 1. c, e
• Suostumus, TsA 6 art 1.a
• Sopimuksen täytäntöönpano

B) Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/ rekisterin tarkoitus: Sosiaalihuollon lakisääteisten palvelujen tuottaminen:

• sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut
• taloudellisen tuen palvelut
• perheiden palvelut
• päihdehuoltolain mukaiset palvelut
• mielenterveyskuntoutujien palvelut
• työllisyyttä edistävät palvelut
• maahanmuutto- ja kotoutumispalvelut
• lastensuojelu
• koulukuraattori- ja koulupsykologipalvelut
• kasvatus- ja perheneuvonnan palvelut
• vammaispalvelulain mukaiset palvelut
• Ikääntyneen väestön palvelut
• tilastointi

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

• ​​​​​asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot
• asiakkaan henkilöturvatunnus
• palvelu- ja asiakassuunnitelma
• asiakkaan perhe-, asumis- ja olosuhdetiedot
• toteutuneet käynnit ja palvelut
• asiakaskertomukset
• maksuyhteystiedot
• olosuhdeselvitykset
• asiakasta koskevat päätökset
• toimeentulotukilaskelmat, laskelmat asiakasmaksun määrittämiseksi, laskelmat taloudellisen tuen, esim. sosiaalisen luototuksen määrittelemiseksi
• palvelun tuottajat

Henkilötietojen tietolähteet

• asiakas itse
• asiakkaan huoltajat
• asiakkaan asioiden hoitajat
• väestörekisteri
• Kela
• Verohallinto
• muut viranomaiset: Laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20§ Velvollisuus antaa sosiaalihuollon viranomaiselle salassa pidettäviä tietoja tai 16§ suostumus tietojen antamiseen

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Asiakkaan pyynnöstä tai suostumuksella tietoja annetaan tarvittaessa Kelan etuuskäsittelijälle, terveydenhuollon palveluihin sekä muille yhteistyötahoille

Terveyden – ja hyvinvoinninlaitos, THL kerää laadullisia ja määrällisisä tietoja mm. sosiaalitoimen päätöksistä, palveluista ja käsittelyajoista ja lastensuojelun toimenpiteistä

Muita tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin

Tilastoja säilytetään omaan käyttöön talousarviota, osavuosikatsausta ja tilinpäätöstä varten

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään asiakasohjelmien aktiivitietokannassa niin kauan kuin asiakassuhteen hoitaminen edellyttää.

Kelan Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon arkistoidut asiakirjat säilytetään pysyvästi. Muista asiakirjoista pysyvästi säilytetään 8. 18. ja 28. päivä syntyneiden asiakirjat paperisina tulosteina. Muut asiakirjat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaisesti. esim. adoptioasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä.

Pääasiassa asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. 

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

1. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti
2. Sähköinen aineisto: Käyttöliittymät suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Käyttöoikeudet on rajattu palvelutehtävien edellyttämien tarpeiden mukaisesti, katselu-, lisäys-, muutos-, tulostus- ja poistotoiminnot, jotka kohdistuvat asiakastietoihin tallentuvat käyttölokiin. Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännönmukaisesti esim. tehtävämuutosten yhteydessä
3. Käyttölokitietoja tarkastellaan satunnaisesti pistokoeluontoisesti

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.