Terveydenhuollon potilasrekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
​​​​​​​EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 2.1.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
PL 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Johtajaylilääkäri Jyri.J.Taskila
Kauppakatu 25, 94100 Kemi
040 352 1097
jyri.taskila@lapha.fi​​​​​​​

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi​​​​​​​
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käyttötarkoitus:

• asiakkaan /potilaan tutkimuksen, hoidon ja kuntoutuksen järjestäminen, suunnittelu ja toteutus, seuranta ja laadunvalvonta, neuvonta
• terveydenhuollon toiminnan suunnittelu, tilastointi, seuranta, arviointi ja tieteellinen tutkimustoiminta
• asiakas- ja potilasmaksujen käsittely

Perusteet:

lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on potilaan ja toimintayksikön välinen asiakassuhde, potilaan suostumus, potilaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Potilasrekisteriin kuuluvat myös sosiaali- ja terveystoimen ostopalveluissa syntyneet tiedot. Palvelutuottajien ylläpitämät rekisterit ovat potilasrekisterin osarekistereitä.

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Tietoja yhdistetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kanta-palveluihin (eResepti ja eArkisto).

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

Rekisteriin kirjataan potilaan perustietoja, hänen terveyttään, sairauttaan ja toimintakykyään koskevia tietoja, hallinnollisia tietoja sekä potilaslaskutustietoja.

Potilaan perustietoja ovat henkilö-, yhteys- ja omaistiedot. Hoidon järjestämiseen liittyviä tietoja ovat mm. ajanvaraus-, jono- ja hoidonvaraustiedot, käynti- ja hoitojaksotiedot terveyskeskuksen omissa toimintayksiköissä sekä sopimuksiin perustuvissa hoitopaikoissa sekä merkintöjen tekijöiden nimi- ja ammattitiedot.

Terveyttä ja sairautta koskevia tietoja ovat lääketieteelliset riskitiedot, käyntejä ja hoitojaksoja koskevat terveysneuvonnan, taudinmäärittelyn, hoidon ja kuntoutuksen suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin tiedot, laboratorio- ja röntgenpyynnöt ja –vastaukset, toimintakykytiedot, lausunnot ja annetut todistukset, konsultaatiopyynnöt ja –vastaukset, (myös terveyskeskuksen ulkopuolelta esim. erikoissairaanhoidosta saadut vastaukset), lähetteet, hoitopalautteet ja hoidon loppulausunnot.

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita sekä ääni- ja /tai kuvatallenteita.

Rekisteritiedot koostuvat potilastietojärjestelmään, sähköiseen arkistoon ja potilaspapereihin tehdyistä merkinnöistä.

Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta /potilaalta tai hänen edustajaltaan sekä hoitoyksikössä syntyneistä tiedoista.

Alueen väestön henkilö- ja osoitetiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen tiedoista.

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Terveydenhuollon potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §).

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa:

• potilaan luovutusluvalla eri rekisterien välillä
• potilaan suostumuksella sosiaali- ja terveydenhuollon rekisteritietojen välillä
• lain nimenomaisen säännöksen perusteella
• tieteelliseen tutkimukseen potilaan luvalla tai ministeriön tai tutkimusluvan perusteella (Julkisuuslaki 621/1999, 28 §)

Lapin hyvinvointialueella potilasta hoitava henkilökunta voi käyttää potilastietorekisterissä olevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja. Potilas/asiakas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Mikäli kiellon tekemisen jälkeen toisen terveydenhuollon toimintayksikön tietoja tarvitaan potilaan hoitamiseksi, on potilaan itse huolehdittava tietojen toimittamisesta tai hän voi peruuttaa kiellon.

Omakannassa potilas itse voi hyväksyä luovutusluvan ja tehdä tarvittaessa kiellon. Lisätietoja www.omakanta.fi

Tietoja luovutetaan lakien velvoittamana terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä pitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten sekä valvontaviranomaiselle.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Terveydenhuollon potilastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädäntöön perustuvan arkistonmuodostussuunnitelman mukaan.

Terveydenhuollon potilasrekisterissä henkilötiedot säilytetään 12 vuotta kuolemasta, jos kuolinaikaa ei ole tiedossa 120 vuotta syntymästä, jonka jälkeen ne poistetaan.

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat 18. ja 28.päivinä syntyneiden potilasasiakirjat julkisessa terveydenhuollossa.

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakastietoja käsitellään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä ei saa luvattomasti luovuttaa tai muutoin ilmaista sivullisille.

Kukin työntekijä saa käsitellä asiakastietoja vain hänen työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, joka jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan asiakirjahallinnon suunnitelman mukaisesti sekä tietoturva- ja tietosuoja ohjeistuksella.

1)Manuaalinen aineisto suojaus:

säilytetään lukitussa, kulunvalvonnan piirissä olevassa tilassa/ kameravalvonnan piirissä olevassa tilassa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

2)Sähköisesti tallennettu aineisto:

Laitteistojen ja ohjelmistojen ylläpidosta huolehtii Palveluntuottaja ja vastaavat näiltä osin tietoturvan toteutumisesta.

Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Käyttöoikeudet avataan työsuhteen alkaessa ja päätetään työsuhteen päättyessä.

Asiakastietojärjestelmien käyttöä valvotaan säännöllisesti lokitarkastuksin.

Hankittaessa palveluja ulkopuoliselta palveluntuottajalta, varmistetaan tietoturvan ja tietosuoja toteutuminen palveluntuottajan kanssa tehtävällä kirjallisella sopimuksella.

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.