Asiakirjajulkisuus

Lapin hyvinvointialue ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiakirjarekistereistä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan Lapin hyvinvointialueen asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. 

Lisäksi kuvaus auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisällön julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. 

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Potilas- ja asiakastietoihin kohdistuvat tietopyynnöt 

Potilaalla ja asiakkaalla on oikeus nähdä ja tarkistaa kaikki asiakas- ja potilastietonsa sekä saada ne pyynnöstä kirjallisina ja maksuttomina kerran vuodessa (tietoja ei anneta sähköpostitse). 

Pyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. 

Lisätiedot asiakas- ja potilastietojen käsittelystä sekä tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseksi löytyvät tiedonsaantioikeus-sivulta.

Muut tietopyynnöt 

Hallinnollisia asioita koskevat tietopyynnöt toimitetaan Lapin hyvinvointialueen kirjaamoon. Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen noudattamiseksi ja ohjataan käsiteltäväksi oikealle taholle. 

- Postiosoite: PL 8041, 96101 Rovaniemi 
- Puhelin: 040 149 1137 
- Sähköposti: kirjaamo@lapha.fi 

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne. 

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi esittää suullisesti, vapaamuotoisella kirjeellä tai sähköpostitse. 

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. 

Tietovarannot ja asiarekisterit palveluittain 

Lapin hyvinvointialueella syntyvistä ja sinne saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. 

Lapin hyvinvointialueen käytössä olevat tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät 

Henkilöstötietojen tietovaranto 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto sisältää Lapin hyvinvointialueen entisten ja nykyisten työntekijöiden virka- ja palvelussuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, luottamushenkilöiden tiedot sekä harjoittelijoihin ja siviilipalveluksen suorittajiin liittyvät tiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. 

- Tietojen käyttötarkoitus: Rekrytointi ja palvelussuhteiden hallinta sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen 
- Tietojärjestelmät: Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työnajanseurantajärjestelmä, työvuorosuunnittelun järjestelmä, koulutusjärjestelmä, luottamushenkilörekisterijärjestelmä 
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Nimi, henkilötunnus, työyksikkö, ammattinimike, työ- tai virkasuhteen tai luottamustehtävän voimassaoloaika 
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei 

Johtamisen ja päätöksenteon tietovaranto 

Tietovaranto sisältää Lapin hyvinvointialueen johtamiseen ja päätöksentekoon, kehittämiseen, ohjaamiseen, seurantaan ja valvontaan liittyvät tiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. 

- Tietojen käyttötarkoitus: Päätöksenteko, toiminnan kehittäminen, ohjaaminen ja seuranta 
- Tietojärjestelmät: Päätöksenteon tietojärjestelmät 
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, diaarinumero 
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset on nähtävissä verkkosivuillamme.

Potilastietojen tietovaranto 

Potilastietojen tietovaranto sisältää Lapin hyvinvointialueen potilaiden ja asiakkaiden henkilötiedot, ajanvaraus- ja potilashallinnolliset tiedot sekä potilasasiakirjat. Tiedot ovat salassa pidettäviä. 

- Tietojen käyttötarkoitus: Potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta 
- Tietojärjestelmät: Potilastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, potilashallinnollinen toiminnanohjausjärjestelmä, kuvantamistutkimusten järjestelmä 
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Nimi, henkilötunnus, hoitava yksikkö, ajankohta, paikkakunta/sairaala 
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Kanta-palveluihin arkistoidut tiedot ovat potilaan katseltavissa OmaKanta-palvelun kautta  

Asiakastietojen tietovaranto 

Asiakastietojen tietovaranto sisältää Lapin hyvinvointialueen asiakkaiden henkilötiedot, ajanvaraus- ja asiakashallinnolliset tiedot sekä asiakasasiakirjat. Tiedot ovat salassa pidettäviä. 

- Tietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden palveluiden suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta 
- Tietojärjestelmät: Asiakastietojärjestelmät 
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Nimi, henkilötunnus, palvelu, ajankohta, paikkakunta 
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Kanta-palveluihin arkistoidut tiedot ovat asiakkaan katseltavissa OmaKanta-palvelun kautta.  

Taloushallinnon tietovaranto 

Taloushallinnon tietovaranto sisältää taloushallinnon perustiedot, kirjanpitoon ja rahaliikenteeseen liittyvät tiedot sekä taloushallinnon asiakastiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. 

- Tietojen käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta 
- Tietojärjestelmät: Ostolaskujärjestelmä, laskutusjärjestelmä, taloushallintajärjestelmä 
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Laskuttajan nimi, ajankohta 
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Ei 

Pelastustoimen tietovaranto 

Pelastustoimen tietovaranto sisältää pelastustoimen järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. 

Tietoja täydennetään myöhemmin. 

Toimitilatietojen tietovaranto

Toimitilatietojen tietovaranto sisältää Lapin hyvinvointialueen kiinteistöihin ja rakennuksiin liittyvät tietokokonaisuudet. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. Julkisia tietoja ovat rakennuksen nimi, katuosoite, valmistumisvuosi, omistussuhde, käyttötarkoitus, sijaintikunta, huoneistoala ja huoneala.

-    Tietojen käyttötarkoitus: Palvelutilaverkon seuranta, hallinta ja suunnittelu
-    Tietojärjestelmät: tilatietojärjestelmä
-    Esimerkkejä hakutekijöistä: rakennuksen nimi, katuosoite, sijaintikunta
-    Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Ei