Hankinta ja logistiikka

Elokuun alun tervehdys hankinta ja logistiikka valmistelusta!

 

Lapin hyvinvointialueen hankintaohje, hankintavaltuudet ja resurssit

Laajalla kommentointikierroksella ollut hankintaohje on hyväksytty aluehallituksen 29.6. kokouksessa. Ohjetta noudatetaan kaikissa hyvinvointialueen toteuttamissa kilpailutuksissa. Ohjetta päivitetään hyvinvointialueen valmistelun etenemisen myötä ja päivityksistä informoidaan erikseen.

Julkiset hankinnat on tehtävä noudattaen kansallista hankintalakia, EU:n hankintadirektiivejä ja muuta liittyvää säädäntöä (tilaajavastuu, tietojenkäsittely jne.). Hankinnoissa tulee noudattaa sääntöjä, joilla ohjataan hankintamenettelyn etenemistä, hankinnan asiakirjojen laatimista, hankinnasta ilmoittamista ja hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Aluehallitus päätti aiemmin 8.3. väliaikaisista hankintavaltuuksista seuraavaa:

  • oikeuttaa vt. hyvinvointialuejohtajan tekemään valmistelun edellyttämiä sekä ICT-hankkeen hankejohtajan tekemään valmistelutoimielimen päätöksen mukaisesti hankkeen toteuttamisen edellyttämiä tavara- ja palveluhankintoja hankintalainsäädäntöä noudattaen viranhaltijapäätöksillä alle EU-kynnysarvon sekä;
  • oikeuttaa vt. hyvinvointialuejohtajan tekemään hankintalainsäädäntöä noudattaen viranhaltijapäätöksillä ICT-hankejohtajan esityksestä ICT-hankkeen hankesuunnitelman ja -rahoituksen mukaisia tavara- ja palveluhankintoja, joiden arvo on enintään kolmen miljoonaa euroa;
  • hankintaraja koskee varsinaista hankintahintaa mahdolliset optiot mukaan luettuna, mutta ei hankinnan aiheuttamia käyttö-, ylläpito, ym. välillisiä kustannuksia silloinkaan, kun ne otetaan laskennallisesti huomioon tarjousten vertailussa;
  • että päätösvallan siirto vt. hyvinvointialuejohtajalle on määräaikainen ja, ellei aluehallitus erikseen toisin päätä, voimassa siihen saakka, kunnes hakumenettelyllä valittava hyvinvointialuejohtaja aloittaa viran hoidon ja/tai aluevaltuusto on täydentänyt hallintosääntöä päätösvallan osalta.

 

Lapin hyvinvointialue organisaatiolla ei ole vielä tällä hetkellä hankintoja ja kilpailutusprojekteja toteuttavia hankinta-asiantuntija- tai hankintasuunnittelijaresursseja, mutta resurssien järjestäminen on valmistelussa. Hyvinvointialueen hankintojen kilpailutusprojektien toteutukset tehdään tällä hetkellä pääsääntöisesti nykyisten Lapin sairaanhoitopiirin ja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin hankinta-asiantuntijaresurssien käytettävyyden puitteissa.

 

Hyvinvointialueelle siirtyvien sopimusten kilpailutus yksiköissä siirtymäkaudella vuonna 2022

Hyvinvointialueelle 1.1.2023 siirtyvien hankintasopimusten kilpailuttaminen luovuttavissa organisaatioissa siirtymäkaudella 2022 –ohje on valmistunut. Yksiköiden kilpailuttamien sopimusten hankintapäätökset tulee olla tehtynä viimeistään marraskuussa 2022, jotta hankintaan liittyvä muutoksenhakuaika ehtii kulua ennen vuodenvaihdetta. Hankintasopimus tulee olla allekirjoitettuna ja sopimus siirrettynä hyvinvointialueen sopimushallintajärjestelmään 31.12.2022 mennessä. Vuonna 2022 kilpailutettaviin Lapin hyvinvointialueelle siirtyviin hankintasopimuksiin kirjattaviin ehtoihin kiinnitetään erityistä huomiota, kuten sopimuksen siirto, sopimusmuutokset, irtisanominen ja optiot.

 

Hankintakartoitus

Kaikkia yksiköitä koskeva sähköinen hankintakartoitus käynnistyi 8.6. Kartoitus on lähetetty yksiköiden kirjaamoihin, joista se on pyydetty välittämään hankinnoista vastaaville henkilöille vastattavaksi. Osa yksiköistä on jo antanut vastauksensa. Yksiköitä, joiden vastaukset ovat vielä saamatta pyydetään vastaamaan mahdollisimman pian, jotta kokonaiskuva saadaan mahdollisimman kattavasti selville. Hankintakartoituksella saadaan tietoa hankintojen nykytilanteesta ja tiedot edesauttavat meitä hyvinvointialueen hankintojen valmistelussa onnistumaan mahdollisimman hyvin.

 

Sopimusten siirtäminen ja analysointi

Hyvinvointialueelle siirtyvien sopimusten siirto ja sopimusten juridinen perusanalysointityö jatkuvat. Sopimusselvitysympäristöön tallennettuja sopimuksia on n. 5 000 kpl. Kaikki sopimukset analysoidaan sopimuksittain perustetun juridisen analysointiryhmän toimesta. Heinäkuuhun mennessä on saatu analysoitua yli puolet sopimuksista. Analysointia tehdään sopimusryhmittäisessä järjestyksessä. Yksiköiden nimetyt sopimusyhteyshenkilöt siirtävät uusia tehtyjä sopimuksia selvitysympäristöön sitä mukaan, kuin niitä vuoden 2022 aikana tehdään.

Juridisen perusanalysoinnin jälkeen analysoinnin toisen vaiheen toteuttamista jatkavat palveluiden/ toimintojen järjestämisen vastuuvalmistelijat, joista ensimmäiset ryhmät ovatkin jo aloittaneet valmistelun. Vastuuvalmistelija kokoaa valmisteluryhmän, joka käy ko. valmisteluvastuualueelle kuuluvat sopimukset läpi, arvioi hyvinvointialueelle siirtyvien sopimusten käytettävyyden, identifioi mahdolliset puutteet ja tekee suunnitelmat palveluiden järjestämiseksi. Ohjaava lainsäädäntö huomioon ottaen, palvelut voidaan järjestää itse, ostaa ostopalveluna tai järjestää ulkoistettuna palveluna. Valmistelua tehdään vastuuvalmistelijoiden vetämissä työpajoissa, joihin myös on tavoitteena järjestää asiantuntiatukena hankinta-asiantuntija tai juristi resurssia. Valmistelun tuloksena mm. muodostuu hyvinvointialueen kilpailutuskalenteri.

 

Hankinta ja logistiikka valmistelutyöryhmä vieraili Lapin sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapalvelut yksikössä 16.6.

Ryhmä piti vierailun aluksi järjestyksessään seitsemännen kokouksensa, jonka jälkeen esiteltiin hankinta- ja logistiikkapalvelut yksikön toimintaa ja vierailtiin loppuvuodesta 2022 valmistuvassa uudessa, modernissa logistiikkakeskuksessa. Tapahtumaan osallistui edustava osa hankinta ja logistiikka ryhmän jäseniä.

Lapin hyvinvointialue saa hyvin toimivat ja ergonomiset Lapin sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapalveluiden ja Swecon tiiviissä yhteistyössä suunnittelemat toiminnalliset ratkaisut. Yksikön henkilöstö on antanut arvokkaan panoksensa osallistumalla aktiivisesti työnsä sekä työympäristönsä kehittämiseen. Uusien modernien toimintamallien käyttöönoton suunnittelu on parhaillaan käynnissä. Toiminta ottaa tietyiltä osin jopa kymmenien vuosien kehitysloikan. Lue lisää Lapin keskussairaalan logistiikan uudistamisesta >> (linkki aukeaa uudelle välilehdelle).

LAPHA hankinta ja logistiikka valmistelutyöryhmän jäseniä keltaisissa suojaliiveissä valkoiset kypärät päässä rakennustyömaakontissa

LAPHA hankinta ja logistiikka valmistelutyöryhmä vieraili Lapin sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapalvelut yksikössä ja uuden logistiikkakeskuksen työmaalla 16.6.

 

YTA-alueen hankinta, kuljetukset ja varastointi valmistelu etenee

YTA-yhteistyön hankinta sekä kuljetukset ja varastointi valmisteluryhmien tehtävänä on tarkistaa hankintojen, kuljetusten ja varastoinnin nykytila, visioida tavoitetila ja hahmotella tarvittavat toimenpiteet. Kuljetukset käsittävät materiaali- ja henkilökuljetukset. Loppukeväästä aloitettua valmistelua on jatkettu kesän aikana pienryhmissä ja seuraavat kokoukset pidetään elo- syyskuussa.

 

 

Yhteistyöterveisin,

Hilkka Neuvonen

LAPHA hankinta ja logistiikka vastuuvalmistelija hilkka.neuvonen@lapha.fi

LSHP hankinta- ja logistiikkapäällikkö, yksikönjohtaja hilkka.neuvonen@lshp.fi

YTA-alueen yhteistyösopimus, hankinnat, kuljetukset ja varastointi valmistelija

 

31.5.2022

Tervehdys hyvinvointialueen hankinta ja logistiikka valmistelusta!

Hyvinvointialueen hankinta ja logistiikka -valmistelua varten perustettu eri organisaatioiden ja asiantuntijuuden edustajista koostuva työryhmä aloitti toimintansa keväällä 2022. Työryhmän jäseninä ovat Sirkka-Liisa Olli, Miia Palo, Miikka Ruokamo, Mikko Päkkilä, Mika Hyvärinen, Harri Tiuraniemi, Seija Säkkinen, Hannu Niskanen, Tiia Kauppinen, Paula Ruuth ja Julius Fagerström. Lisäksi on kokouskohtaisesti osallistunut myös muita asiantuntijoita. Työryhmä on tarvittaessa jakaantunut pienempiin aihekohtaisiin valmisteluryhmiin. Sosiaalihuoltolain ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetuspalvelut sekä matkojen välityspalvelut eivät sisälly työryhmän valmisteluvastuulle, ei myöskään kuntien sisäinen lähettipalvelu.

 

Hyvinvointialueelle on siirtymässä yhteensä noin 70 – 80 hankinta- ja logistiikkatehtäviä tekevää vakituista ja määräaikaista henkilöä.

 

Valmistelu etenee

Tällä hetkellä valmistelussa on hyvinvointialueen hankintaohje, joka on parhaillaan vastuuvalmistelijoilla kommenteilla. Lisäksi on valmistunut Hyvinvointialueelle 1.1.2023 siirtyvien hankintasopimusten kilpailuttaminen luovuttavissa organisaatioissa siirtymäkaudella 2022 -ohjeluonnos sekä Sopimusten analysointi osana palveluiden järjestämisen hankintojen valmistelua -ohje prosessikuvauksineen. Lähiaikana toteutetaan eri yksiköille suunnattu hankintakartoitus, joka mm. tukee palveluiden järjestämisen valmistelijoiden tekemää sopimusanalysointia. Myös YTA-alueen yhteistyösopimuksen valmistelu hankinnat, kuljetukset ja varastointi -aiheista on käynnistynyt. Hyvinvointialueen hankintoja varten tarvittavien järjestelmien hankinnan suunnittelu (hankintojen elinkaaripalvelu) on ICT-valmistelussa työlistalla. Hankintojen ja logistiikan organisoitumisen valmistelua tehdään hyvinvointialueen organisaation valmistelusta vastaavien toimesta.

 

Hankinta- ja logistiikkatoiminta tukee osaltaan asiakkaiden ja potilaiden hyvää toimintakykyä ja elämänlaatua mahdollistamalla vaikuttavan ja turvallisen hoidon tuottamisen sekä toimintaympäristön yhteistyössä muiden ammattilaisten, toimittajien sekä toimijoiden kanssa. Hankintojen tuloksellisuudessa ja vaikuttavuudessa on tärkeää mm., että hankitut tavarat, palvelut ja urakat vastaavat mahdollisimman hyvin hankintayksikön tarpeita, toimittajasuhteet ovat toimivat ja hankinnat sekä logistiikkatoiminta on ketterää ja kustannustehokasta.

 

Muuttuva toimintaympäristö ja kasvavat laadulliset vaatimukset asettavat hankinta- ja logistiikkatoiminnalle uusia haasteita ja jatkuvan kehittämisen tarpeita. Strateginen hankinta- ja logistiikkatoiminta edellyttää muun muassa kokonaisvaltaista toimitusketjujen ja toimittajamarkkinoiden hallintaa, mahdollisuutta reagoida joustavasti uusiin tarpeisiin ja muutoksiin ympäristössä sekä kykyä hyödyntää näitä. Hankinta- ja logistiikkatoiminnan vaikuttavuuteen ja tuloksellisuuteen keskeisesti vaikuttavia tekijöitä ovat hankintojen ja logistiikan strateginen ja operatiivinen johtaminen; organisointi, kehittäminen, ohjeistus ja toimijoiden asiantuntemus. Strategia määrittää, miten resurssit ja toiminnan painopisteet jaetaan organisaation eri osien kesken. Hankinta- ja logistiikkatoimintaa ohjaamalla ja hyvällä organisoitumisella tuetaan organisaation resurssien ja osaamisen tehokasta hyödyntämistä ja toiminnan vaikuttavuutta. Resurssien organisoinnissa ja ohjaamisessa on tärkeää panostaa tietojohtamiseen, hyvään tiedonkulkuun ja yhteistyöhön sisäisten sekä ulkoisten toimijoiden välillä. Hankintoja ja logistiikkaa ohjaavat strategiset linjaukset määrittävät, miten organisaatio johtaa ja kehittää hankintojen ja logistiikan toteutusta strategiat ja tavoitteet huomioon ottaen.

 

Yhteistyöterveisin,

Hilkka Neuvonen

Lapin hyvinvointialueen hankinta ja logistiikka vastuuvalmistelija

Lapin sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapäällikkö, yksikönjohtaja

YTA-alueen yhteistyösopimus, kuljetukset ja varastointi sekä hankinnat valmistelija

 

Lisätietoja hankinta ja logistiikka valmistelusta

Hilkka Neuvonen

hankinta ja logistiikka vastuuvalmistelija

hilkka.neuvonen@lapha.fi

Puh. +358 40 657 4855