Asianhallinnan rekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 2.1.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
Pl 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja Harri Tiuraniemi
PL 8042, 96101 Rovaniemi
040 665 9734
harri.tiuraniemi@lapha.fi  

Rekisterin yhteyshenkilö

Asianhallintapäällikkö Jenni Vanhala
040 584 8599
jenni.vanhala@lapha.fi

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö:

• Lakisääteinen velvoite.Tietosuoja-asetus 6 artikla c, e

B) Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asianhallinnan rekisteriin kerätään henkilötietoja hyvinvointialueella vireille tulleiden asioiden, niiden käsittelyvaiheiden ja määräaikojen seuraamiseksi.

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

Vireille tulleisiin asioihin liittyvien henkilöiden

• nimi,
• henkilötunnus, jos se on tarpeellinen henkilön yksilöimiseksi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• potilas- ja asiakashallinnollisten asioiden osalta rekisteri sisältää tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden käytöstä

Asianhallintajärjestelmää käyttävien kuntayhtymän työntekijöiden

• nimi ja käyttäjätunnus
• sähköpostiosoite
• tehtävänimike

Luottamushenkilöiden

• nimi
• sähköpostiosoite
• toimielin

Sopimus- ja yhteistyökumppaneiden yhteystiedot

• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asioita vireille panevilta henkilöiltä, joita ovat:

• potilaat ja asiakkaat
• yhteistyö- ja sidosryhmät
• luottamushenkilöt
• viranhaltijat ja työntekijät
• muut viranomaiset

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Luottamuselinten ja viranhaltijoiden päätöksistä ilmoitetaan asianosaisille. Julkisten asioiden osalta toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijoiden päätökset julkaistaan Lapin hyvinvointialueen verkkosivuilla kuntalain mukaisesti.

Salassa pidettäviä henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön perusteella asianosaisille ja viranomaisille, joilla on niiden saamiseen lakisääteinen oikeus.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika riippuu siitä, mihin tehtävään kyseinen henkilötieto liittyy. Esimerkiksi potilashallinnollisiin asioihin (muistutukset, kantelut, potilasvahinkoasiat) liittyviä henkilötietoja säilytetään rekisterissä 12 vuotta. Säilytysajat on määritelty tarkemmin hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston antamiin määräyksiin sekä Kuntaliiton antamiin säilytysaikasuosituksiin.

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Rekisteriä käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttöoikeudet järjestelmään annetaan työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.