Luvat tutkimuksiin ja opinnäytetöihin

Tutkimuslupa tarvitaan, kun tutkimus kohdistuu Lapin hyvinvointialueen henkilöstöön tai asiakkaisiin ja sisältää:

• Toiminnalliset ja tutkimukselliset opinnäytetyöt, selvitykset ja tieteelliset tutkimukset
• Aineiston keräämisen henkilöstöltä tai asiakkailta (kyselyt, haastattelut)
• Henkilöstöä tai asiakkaita koskevien tietojen käsittelyn
• Tietojen poiminnan asiakastietojärjestelmästä
• Hakijan tulee aina olla yhteydessä hyvinvointialueen vastuualueeseen ennen tutkimusluvan lähettämistä. Mikäli tutkimus kohdistuu useaan eri vastuualueeseen esimerkiksi terveyspalveluihin ja sosiaalipalveluihin, ole yhteydessä molempiin vastuualueisiin. Hyvinvointialueen vastuualueiden yhteystiedot (tieto päivitetään myöhemmin).

Tutkimusilmoitus tehdään, kun tutkimus ei vaadi tutkimuslupaa. Tämä koskee seuraavia tapauksia:

• Kirjallisuuskatsaukset
• Lapin hyvinvointialueen dokumenttiaineistojen analyysi, kuten päätösasiakirjat, tilastot ja strategiadokumentit
• Tutkimuskyselyt, jotka välitetään hyvinvointialueen tietojärjestelmien kautta ilman henkilötietojen luovutusta tai tunnistettavuutta
• Valmiiksi kerätyt aineistot, kuten anonymisoidut haastattelut ja muu henkilötiedoton materiaali
• Yhteydenotto vastuualueeseen ei ole pakollinen, mutta voi olla hyödyllinen tarvittavien tietojen varmistamiseksi.

• Yhteydenotto ennen hakemusta: Hakijan tulee olla yhteydessä tutkimuksen kohdentuvaan vastuualueeseen ja keskustella tutkimuksen sisällöstä ja näkökulmista.
  Linkki yhteystietolistaan (tieto päivitetään myöhemmin).
• Aineiston keruun sopiminen: Hakija ja vastuualueen edustaja sopivat aineistonkeruun käytännöistä sekä mahdollisesta tuesta aineiston hankinnassa.
• Yhteyshenkilön nimeäminen: Hakija sopii vastuualueen edustajan kanssa yhteyshenkilöstä, johon voi olla yhteydessä tutkimuksen aikana.
• Tutkimuslupahakemus: Kun edellä mainitut asiat on sovittu, hakija voi edetä tutkimuslupaprosessissa ja ilmoittaa yhteyshenkilön tiedot hakemuksessa. Yhteydenotto ei automaattisesti takaa tutkimusluvan myöntämistä.
• Tutkimusilmoitus: Ilmoituksen kohdalla etukäteinen yhteydenotto ei ole pakollinen, mutta voi olla tarpeellinen tarvittavien tietojen varmistamiseksi.

• Liitteenä toimitetaan aina tutkimussuunnitelma ja sen tiivistelmä

Tutkimuksen luonteesta riippuen liitteenä tulee olla:

• Kyselylomakkeen ja/tai haastattelurungon luonnos
• Lomake tietoon perustuvasta suostumuksesta ja suostumuksesta henkilötietojen käsittelyyn
• Tietosuojaseloste
• Vaikutusten arviointi
• Eettinen ennakkoarviointi ja eettisen toimikunnan puoltava lausunto
• Lääketieteellisen tutkimuseettisen toimikunnan lausunto

Voit käyttää oman organisaatiosi lomakepohjia, esim. tietosuojaseloste. Lapin hyvinvointialueella on käytössä vain tutkimuslupahakemus ja tutkimusilmoitus -lomakkeet.

Katso tarkemmat tiedot liitteiden sisällöstä: ohjetiedosto.

Hakemuksen toimittaminen

• Tutkimuslupahakemus ja tutkimusilmoitus tehdään sähköisesti DigiLaphassa.
• Löydät tutkimuslupahakemuksen ja tutkimusilmoituksen kohdasta Lomakkeet > Lähetä uusi lomake > Asiakkaan ja potilaan oikeudet > Tutkimusilmoitus tai Tutkimuslupahakemus.
• Lomakkeen lähettämisen jälkeen lomakkeelle avautuu oma viestiketju, jonka kautta lomakkeeseen liittyvät liitteet lähetetään pdf-muodossa.

Käsittelyaika ja päätös

• Hakemusten käsittely kestää noin 4-6 viikkoa. Puutteelliset hakemukset palautetaan täydennettäväksi, ja hakijalle annetaan määräaika täydennykselle. Jos hakija ei toimita pyydettyjä tietoja yhden kuukauden kuluessa, hakemus raukeaa.
• Päätös lähetetään hakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
• Kielteisessä päätöksessä hakijalle annetaan ohjeet oikaisuvaatimusta varten.

Tutkimusluvan ja tutkimusilmoituksen voimassaolo

• Lupa on voimassa tutkimuksen ilmoitettuun valmistumisajankohtaan + 2 kuukautta.
• Jos tutkimus viivästyy, hakijan tulee tehdä jatkohakemus DigiLaphassa.
• Jos aineisto on kerätty, mutta tutkimus on keskeneräinen, hakijan tulee sopia uusi palautusaika hyvinvointialueen yhteyshenkilön kanssa.
   

• Toimita julkaistu raportti pdf-muodossa osoitteeseen tutkimusluvat(at)lapha.fi. Otsikoi sähköposti: Valmis tutkimus, tekijän nimi ja päätös numero. Numeron löydät tutkimusluvan oikeasta yläkulmasta muodossa LAPHA/0000/00.00.00/202X
• Lähetä raportti myös Lapin hyvinvointialueen yhteyshenkilöille, joiden kanssa tutkimuksesta on sovittu
• Tutkimuksentekijältä voidaan pyytää tulosten esittelyä esimerkiksi toimialan tilaisuuksissa.
• Valmiista tutkimuksista voidaan myös tiedottaa hyvinvointialueen eri kanavissa.
   

Lapin hyvinvointialueella tehdyt opinnäytetyöt (Finna.fi, sivu aukeaa uuteen välilehteen) : Finna