Lapin hyvinvointialue järjesti 25.9.2026 yksityisille palveluntuottajille infon sosiaalihuollon Kanta-käyttöönoton etenemisestä. Infossa käytiin läpi erityisesti rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönottoa palveluntuottajille, joilla on käytössä A-luokan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä. Lisäksi käsiteltiin kirjaamista, käyttöönoton aikataulua ja palveluntuottajien tehtäviä. Infon esitysmateriaalin voit katsoa tästä linkistä

Lapin hyvinvointialueen linjauksen mukaan palveluntuottaja käyttää jatkossa omaa Kanta-palveluun liittynyttä A-luokan asiakastietojärjestelmäänsä ja kirjaa sosiaalihuollon asiakastiedot sen kautta Lapin hyvinvointialueen rekisteriin. 

Tavoitteena on tehdä tarvittavat rekisterinkäyttöoikeuskokeet vuoden 2026 loppuun mennessä. Tämän jälkeen rekisterinkäyttöoikeuksia voidaan alkaa myöntää palveluntuottajille alkuvuodesta 2027. Siihen asti palveluntuottajat jatkavat kirjaamista nykyisten toimintamallien mukaisesti.  

Palveluntuottaja, varmista nämä asiat

Jos käytössäsi on A-luokan asiakastietojärjestelmä, varmista muun muassa, että henkilöstölläsi on tarvittava kirjaamisosaaminen, käyttöoikeudet ja varmennekortit. Myös tietoturvasuunnitelman ja muiden Kanta-liittymisen edellytysten tulee olla kunnossa. Lapin hyvinvointialue julkaisee palveluntuottajille tarkempia kirjaamisohjeita syksyn aikana. 

Rekisterinkäyttöoikeus koskee sekä ostopalveluna että palvelusetelillä tuotettuja palveluja. Jos palveluntuottajalla ei ole sähköistä asiakastietojärjestelmää tai se tuottaa henkilökohtaista apua tai tukipalveluja, toiminta jatkuu tässä vaiheessa nykyisten käytäntöjen mukaisesti.

Lapin hyvinvointialue järjestää loppuvuoden aikana palveluntuottajille infotilaisuuksia aiheesta. Omia infoja järjestetään A-luokan järjestelmää jo käyttäville sekä järjestelmän hankintaa suunnitteleville palveluntuottajille. Ajankohdat ja osallistumislinkit julkaistaan tällä verkkosivulla.

Lapin hyvinvointialueella on käynnissä yksityisten sosiaali- ja terveyspalveluntuottajien Kanta‑käyttöönottoprojekti, joka on osa laajempaa asiakas- ja potilastietojärjestelmien hanketta. (Päivitetty 8.9.2026)

Projektin tavoitteena on liittää yksityiset palveluntuottajat mukaan Kanta-palveluihin sosiaalipalvelujen rekisterinkäyttöoikeuksien ja terveydenhuollon ostopalveluvaltuutusten kautta. Tämä parantaa tiedon saatavuutta, hoidon jatkuvuutta ja asiakasturvallisuutta sekä mahdollistaa tietojen sujuvan ja tietoturvallisen liikkumisen eri toimijoiden välillä. Samalla yhtenäiset kirjaamiskäytännöt vähentävät manuaalista työtä ja pitkällä aikavälillä koko hyvinvointialueelle syntyy yhtenäinen tapa käsitellä ja tallentaa asiakas- ja potilastietoja, jotka ovat myös asiakkaiden nähtävissä Omakannassa.

Asiakastietolaki (703/2023) edellyttää, että palveluntuottajat, joilla on sähköinen asiakastietojärjestelmä, liittyvät Kanta-palveluun ja arkistoivat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat sinne 1.9.2026 mennessä. Lapin hyvinvointialueella on tavoitteena, että vuoden 2026 loppuun mennessä kaikissa organisaation sosiaalipalveluissa on käytössä Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmä lukuun ottamatta kotihoitoa.

Lapin hyvinvointialue tarjoaa rekisterinkäyttöoikeuksia vaiheittain. Tarkempi suunnitelma ja aikataulu pyritään saamaan syksyn 2026 aikana. 

Yhteyshenkilö:
projektipäällikkö Kaisu Anttila, kaisu.anttila@lapha.fi, 040 353 1041

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksut

Asumispalvelut

Ikääntyneiden ympärivuorokautisen palveluasumisen palvelukuvaus (pdf)

Yhteisöllisen asumisen palvelukuvaus (pdf)

Asumispalvelujen myöntämisen perusteet 1.7.2024 alkaen (pdf)

Asunnonmuutostyöt

Sosiaalihuoltolain mukaisten asunnonmuutostöiden myöntämisen perusteet (pdf)

Perhehoito

Ikääntyneiden perhehoidon toimintaohje (pdf)

• Liite: Ikääntyneiden perhehoidon palkkiot, kulukorvaukset ja kilometrikorvaukset 

Kotihoito

Ikääntyneiden kotihoidon myöntämisen perusteet 1.7.2024 alkaen

Kotihoidon palvelukuvaus (pdf)

Tukipalvelut

Tukipalvelujen myöntämisen perusteet 2024 (pdf)

Lääkeautomaattipalvelun myöntämisen perusteet 1.7.2024 alkaen (pdf)

Turvapalvelujen myöntämisen perusteet 1.7.2024 alkaen (pdf)

Tukipalvelujen palvelukuvaus (pdf)

Omaishoito

Omaishoidontuen myöntämisen perusteet 1.7.2024 alkaen (pdf)

Veteraanipalvelut

Veteraanipalvelujen palvelusetelien myöntämisen perusteet 2023 (pdf)

Saamenkielisen kylätyöntekijän palvelu

Erillisellä valtionavustuksella rahoitettavien palveluiden myöntämisen perusteet; saamenkielisen kylätyöntekijän palvelu 2024 (pdf)

Saamenkielinen: Erillisellä valtionavustuksella rahoitettavien palveluiden myöntämisen perusteet; saamenkielisen kylätyöntekijän palvelu 2024 (pdf) sms

Henkilökohtainen apu

Henkilökohtaisen avun tunti-ilmoitusten palautuspäivät ja palkanmaksupäivät

Ohje sähköisen henkilökohtaisen avun tunti-ilmoitukseen

Henkilökohtaisen avustajan työtodistus

Henkilökohtaisen avustajan kirjallinen varoitus

Toisen kotona tehtävän työn vaarojen tunnistaminen

Omaishoito

Alle 65-vuotiaiden omaishoidon tuen kriteerit (pdf)

Vammaisten henkilöiden perhehoito

Vammaisten henkilöiden perhehoidon toimintaohje (pdf)

Ateria- ja ylläpitomaksut

Lomake: Ilmoitus asumispalvelut ateria- ja ylläpitomaksut (pdf)

Lapin hyvinvointialue tuottaa osana palveluitaan myös varmennekortteja, eli
sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortteja, toimijakortteja ja organisaatiokortteja

Yksityisten organisaatioiden varmennekorttien palvelumaksut:
•    Varmennekortin tilaaminen (sis. PUK-koodin) 60 €
•    Varakortti 25 € 
•    PUK/aktivointikoodin tilaaminen erikseen 25 €

Hinnat sis. alv 25,5 %

Lisätietoja: 
Tiina Vanhanarkaus, rekisteröintipisteiden yhteyshenkilö
tiina.vanhanarkaus@lapha.fi

Palvelujen turvallisuuden kehittämiseksi on tärkeää saada tietoa vaara- ja haittatilanteista. Tapahtuneeseen johtaneet syyt selvitetään, jotta voidaan välttää vastaavia tapahtumia jatkossa.

Tietoturva- tai tietosuojailmoitus

Tietoturva- tai tietosuojailmoituslomake on palveluntuottajan käyttöön tarkoitettu sähköinen lomake, joka mahdollistaa tietoturvaan tai tietosuojaan liittyvien vaaratapahtumien ilmoittamisen. Ilmoitukset käsittelevät Lapin hyvinvointialueen tietosuoja- tai tietoturvavastaavat.

Täytä lomake (avautuu uuteen ikkunaan): Tietoturvan ja tietosuojan vaaratapahtumailmoitus

Vakavan vaaratapahtuman ilmoittaminen

Valvontalaki velvoittaa palvelutuottajat ilmoittamaan välittömästi salassapitosäännösten estämättä palvelunjärjestäjälle ja valvontaviranomaiselle omassa tai alihankkijan toiminnassa ilmenneet asiakas- ja potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavat epäkohdat sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet.

Ostopalvelutuottajia pyydetään ilmoittamaan vakavat vaaratapahtumat Lapin hyvinvointialueelle palvelusta vastaavalle viranhaltijalle ja sähköpostitse kirjaamoon kirjaamo@lapha.fi sekä Lupa- ja valvontavirastoon (LVV). Kirjaamo välittää tiedon Lapin hyvinvointialueen valvontayksikköön.

Ohje ostopalvelutuottajalle vakavasta vaaratapahtumasta

Asiakas-ja potilasturvallisuusilmoitus

Asiakas- ja potilasturvallisuuslomake on palveluntuottajan käyttöön tarkoitettu sähköinen lomake, jonka avulla palveluntuottajat voivat ilmoittaa Laphan toiminnassa havaitsemistaan asiakas- ja potilasturvallisuuteen liittyvistä vaaratapahtumista. Ilmoitukset saapuvat valvontayksikköön, josta ne välitetään käsiteltäväksi sekä tiedoksi organisaatiossa yksiköiden vastuiden mukaan.

Täytä lomake (avautuu uuteen ikkunaan): Asiakas- ja potilasturvallisuuden vaaratapahtumailmoitus

Yksityisten palveluntuottajien asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytys-, käsittely- ja luovutusohje (pdf)

Luovutusluettelo (docx)

Luovutusluettelo, sähköisesti allekirjoitettava (docx)

• Ikääntyneiden asiakas- ja palveluohjausyksikkö: Rita Oinas 040 548 2039
• Ikääntyneiden asuminen: Anne K. Mattila 040 724 4025
• Ikääntyneiden kotona asumista tukevat palvelut: Katja Raatikainen 040 779 0907

Ostopalvelusopimusasiat:

Puhelinaika maanantaisin ja tiistaisin klo 10–11.

• Erityisasiantuntija ​​Päivi Väinämö (asumisen palvelut) 040 747 0838
• Erityisasiantuntija Anneli Ylitalo (kotona asumista tukevat palvelut) 040 723 9735

Vammaisten sosiaalityö ja -ohjaus / asiakkaiden palvelutarpeen muutokset:

• Palvelupäällikkö Marjut Eskelinen 040 481 0501
• Pohjoinen alue (Enontekiö, Inari, Kittilä, Kolari, Muonio, Pello ja Utsjoki): johtava sosiaalityöntekijä Ulla Narumo 016 860 2244 (puhelintunti arkisin klo 9–10)
• Itäinen alue (Kemijärvi, Pelkosenniemi, Salla, Savukoski ja Sodankylä): johtava sosiaalityöntekijä Matti Martiskainen 016 328 3585 (arkisin klo 9–10)
• Kaakkoinen alue (Posio, Ranua ja Rovaniemi): johtava sosiaalityöntekijä Ulla Narumo 016 860 2244 (puhelintunti arkisin klo 9–10)
• Lounainen alue (Kemi, Keminmaa, Simo, Tervola, Tornio ja Ylitornio): johtava sosiaalityöntekijä Pia Koski 016 860 2012 arkisin klo 9–10

Ostopalvelusopimusasiat:

• Vammaisten palvelujen vastuuyksikköjohtaja Mirja Kangas 040 660 6970
• Erityisasiantuntija Päivi Mäki-Jokela 040 184 6038

• Pohjoinen palvelualue (Enontekiö, Inari, Kittilä, Kolari, Muonio, Pello ja Utsjoki): Suvi Seikkula 040 687 6503
• Itäinen palvelualue (Kemijärvi, Pelkosenniemi, Salla, Savukoski ja Sodankylä): Merja Onkamo 040 189 9062
• Kaakkoinen palvelualue (Posio, Ranua ja Rovaniemi): Kaisa-Maria Rantajärvi 040 677 1162
• Lounainen palvelualue (Kemi, Keminmaa, Simo, Tervola, Tornio ja Ylitornio): Nina Matinlassi 040 648 5455

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen edellyttää, että sekä palveluntuottaja että palveluyksikkö on rekisteröity sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien ja palveluyksikköjen rekisteriin. Uudet palveluntuottajat tekevät rekisteröintihakemuksen Soterin kautta. Uudet palveluntuottajat eivät saa aloittaa toimintaansa ennen kuin päätös rekisteröinnistä on tehty.

Palveluntuottajaksi voi hakeutua myös hankkeiden ja kilpailutusten kautta. Niistä löydät lisätietoa hankintapalvelujen sivuilta.

Lisäksi palvelusetelituottajaksi voi hakeutua PSOP –järjestelmän kautta. Lisätietoa täältä.

Hankintapalvelujen verkkosivuilta löytyvät ajankohtaiset tiedot, hankintastrategia sekä hankintakalenteri. 

Mahdolliset hankintoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme lähettämään keskitetysti osoitteeseen kirjaamo@lapha.fi, josta pyyntö välitetään hankintapalveluihin. Tietopyynnöstä tulee käydä esille pyytäjän yhteystiedot sekä tarkka kuvaus, mitä tietoja pyyntö koskee. Tietojen luovuttamisessa noudatamme voimassa olevia lakeja ja ohjeita.

Jos yritys keskittyy tiettyyn kohderyhmään tai palveluun, voitte halutessanne kysyä tarkempia neuvoja yhteistyöstä tai käytännön ohjeista Lapin hyvinvointialueen palveluntuottajien yhteyshenkilöiltä. Yhteystiedot löydät tältä samalta verkkosivulta.

Jos kaipaat neuvoja yritystoimintaan tai siihen liittyviin yleisiin käytäntöihin, pyydämme teitä olemaan yhteyksissä kuntien tarjoamiin yrityspalveluihin tai järjestöihin, jotka antavat yritysneuvontaa. 

Tarkemmat yhteyshenkilöt löytyvät tältä samalta verkkosivulta.

Viimeisimmät palveluntuottajille ja palvelusetelituottajille kohdennetut uutiset, tapahtumat ja infot löytyvät verkkosivuiltamme. Suosittelemme myös tilaamaan uutiskirjeemme, jonka kautta lähetetään tietoa suoraan palveluntuottajien sähköpostiin. 

Tietosuojaliitteessä määritellään tilaajaa ja toimittajaa sitovat henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti toimittaja käsittelee tilaajan puolesta ja lukuun henkilötietoja pääsopimuksen perusteella.

Tietosuojaliite (pdf)

Henkilökohtaisen avun palvelusetelisääntökirja (pdf)

Ikääntyneiden lyhytaikaisen ympärivuorokautisen palveluasumisen palvelusetelisääntökirja (pdf)

Ikääntyneiden tukipalvelujen palvelusetelisääntökirja (pdf)

Kotihoidon palvelujen palvelusetelisääntökirja (pdf)

Lääkkeiden annosjakelun palvelusetelisääntökirja (pdf)

Mielenterveysasumisen palvelusetelisääntökirja

Omaishoidon tuen vapaan palvelusetelisääntökirja (pdf)

Vammaisen henkilön asumisen tuen palvelusetelisääntökirja (pdf)

Yhteisöllisen palveluasumisen palvelusetelisääntökirja (pdf)

Ympärivuorokautisen palveluasumisen palvelusetelisääntökirja (pdf)

1.1.–31.12.2026 180,31 euroa/vuorokausi

• klo 7–22 80 euroa/vrk
• kaikkina vuorokaudenaikoina 82 euroa/vrk

5,29 euroa / viikko

46,92 euroa/tunti ja alla taulukossa olevat kertoimet.

Tulorajana noudatetaan kansaneläkkeen tulorajaa.

• Ateriapalvelu 3 euroa/ateria, maksimi 93 euroa kuukaudessa.
• Siivous 22 euroa/tunti
• Asiointipalvelujen, saattajapalvelujen, osallisuutta ja sosiaalista kanssakäymistä tukevien palvelujen sekä muiden tukipalvelujen palveluseteli on arvoltaan 27 euroa/tunti
• Päivätoiminnan palveluseteli on arvoltaan 65 euroa/päivä

• Yhteisöllinen asuminen 69 euroa/kuukausi
• Ympärivuorokautinen asuminen (henkilöstömitoitus 0,5–0,6) 156,87 euroa/vuorokausi
• Ympärivuorokautinen asuminen (henkilöstömitoitus 0,6–0,8) 172,68 euroa/vuorokausi

Vammaispalvelulain mukainen asumispalvelun palveluseteli:

• Asumisen tuki vammaiselle henkilölle
  • 1.1.–31.12.2026 107 euroa/vuorokausi
• Ympärivuorokautinen asumisen tuki I 160 euroa/vuorokausi​ 
• Ympärivuorokautinen asumisen tuki II ​ 
  • 1.1.–31.12.2026 201 euroa/vuorokausi
• Ympärivuorokautinen asumisen tuki III 
  • 1.1.–31.12.2026 231 euroa/vuorokausi
• Ympärivuorokautinen asumisen tuki IV Palvelusetelin arvo yksilöllinen.

Avustajapalvelu:

• arkipäivä (kello 6–18)  27 euroa /tunti
• arki-ilta (kello 18–21) 31 euroa/tunti
• yö (kello 22–06) 35 euroa/tunti
• lauantai (kello 6–20) 32 euroa/tunti
• sunnuntai/arkipyhä (la kello 20 - su kello 24.00) 54 euroa/tunti

Omaishoidon tuen vapaan palvelut, sekä alle että yli 65-vuotiaille:

Omaishoidon tuen vapaan ammatillinen palvelu, alle ja yli 65-vuotiaille:

PSOP-järjestelmää käytetään parastapalvelua.fi-verkkopalvelun kautta, jossa palveluntuottajana voit:

• kertoa asiakkaille palveluista
• hallita yrityksen tietoja ja ylläpitää hinnastoja
• kirjata tuottamanne palvelutapahtumat
• seurata laskutusta raportoinnin kautta

PSOP käyttöohjeet

Kirjautumisen ja yrityksen liittämisen ohjeet löydät Tieran PSOP käyttöohjeet sivustolta: Kirjautuminen PSOP-järjestelmään - Tiera PSOP käyttöohjeet

Hakemukseen täytyy lisätä seuraavat Lapin hyvinvointialueen pohjille tehtävät liitteet:

1. Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus
2. Tietoturvavaatimusten selvitys palvelujen hankintoihin (xlsx)

Muut liitevaatimukset löytyvät sääntökirjoista.

Palvelutapahtumat tulee kirjata mahdollisimman pian toteutuneen tapahtuman jälkeen ja vähintään viikoittain. Poikkeuksena ovat asumispalvelujen kirjaukset, jotka ilmoitetaan kuukausitasolla.  
 
Kaikki kuukauden tapahtumat tulee olla kirjattuna PSOP-järjestelmään viimeistään seuraavan kuukauden 5. päivänä. Mikäli palvelutapahtuma kirjataan järjestelmään vasta kuukauden 6. päivänä tai tämän jälkeen, tapahtumien maksut menevät vasta seuraavan kuukauden maksuihin. 
 
Ylityskirjausten osalta tapahtumat tulee kirjata viimeistään kuukauden 3. päivänä. 

Tarkemmat ohjeet Sääntökirjan yleisestä osasta kappaleesta 16.5  tapahtumakirjaus.

Hakemuksen tulee olla hyväksytty PSOP-järjestelmässä. Tarvitset lisäksi asiakkaan palvelua koskevan palvelusetelikoodin. 

Mistä saat palvelusetelikoodin? 

Saat palvelusetelikoodin yleensä suoraan asiakkaalta tai hänen edustajaltaan.  

Siirtymävaiheessa osalle palveluseteleistä on tehty palveluvaraus hyvinvointialueen toimesta, tässä tapauksessa näet setelin suoraan PSOP järjestelmässä. 

Jos et ole saanut palvelusetelikoodia, etkä näe palveluseteliä PSOP -järjestelmässä, ota yhteyttä palvelusetelitiimiin suojatulla sähköpostilla palvelusetelitiimi@lapha.fi (ohjeet turvasähköpostin lähettämiseen: Turvasähköpostin lähettäminen)

Yleisimmät virhetilanteet 

Jos et saa lisättyä asiakkaita PSOP järjestelmässä tai ostovoiman tietoja ei löydy: 

• Tarkista, että ostovoiman numero eli palvelusetelikoodi on oikea ja olet syöttänyt sen oikein järjestelmään 

• Varmista, että palvelusopimus ja hinnasto on hyväksytty kyseiseen palveluun 

• Tarkista käyttäjätunnuksen rooli ja palvelutiimit. Jokaisella käyttäjällä täytyy olla palvelutiimit merkattuna. Palvelutiimit voit tarkistaa PSOP järjestelmän vanhalta puolelta: Asetukset -> Käyttäjät ->Ohje 

Kirjaamisen vaiheet, kun olet löytänyt asiakkaan palvelusetelikoodilla: 

1. Tee uuteen palveluseteliin ensimmäisellä kerralla palveluvaraus 
2. Nyt voit aloittaa kirjaamisen Palvelutapahtuman kirjaaminen - Tiera PSOP käyttöohjeet 

Huomioitavaa 

Toistaiseksi matkakulut laskutetaan hyvinvointialueelta aiempaan tapaan sähköisenä ostolaskuna. 

Mikäli tarvit apua järjestelmään liittyen, voit laittaa sähköpostia osoitteeseen psop@lapha.fi.

Puhelinaika maanantaisin ja tiistaisin klo 10–11.

• Erityisasiantuntija ​​Päivi Väinämö (asumisen palvelut) 040 747 0838
• Erityisasiantuntija Anneli Ylitalo (kotona asumista tukevat palvelut) 040 723 9735

Henkilökohtainen apu:

• Erityisasiantuntija Päivi Mäki-Jokela 040 184 6038
• Palvelupäällikkö Maija Tervo 040 582 6351
• Asiakasohjaus; palveluohjaaja Saara Rautio 040 523 1094, havu@lapha.fi

Vammaisen henkilön asumisen tuki: 

• Erityisasiantuntija Päivi Mäki-Jokela 040 184 6038

Alle 65-vuotiaiden omaishoidon tuen vapaa:

• Erityisasiantuntija Päivi Mäki-Jokela 040 184 6038

• Palvelupäällikkö Marjut Eskelinen 040 481 0501

Palveluntuottajat voivat osoittaa kysymyksiä palveluseteleiden numeroista ja puuttuvista palveluseteleistä osoitteeseen palvelusetelitiimi@lapha.fi. Kysymyksiin vastataan saapumisjärjestyksessä. Mikäli asia koskee tietyn asiakkaan tilannetta, käytä turvasähköpostia.

PSOP-järjestelmän teknisissä kysymyksissä psop@lapha.fi.

Kyllä voi, hakemuksen voi tallentaa keskeneräisenä, ja jatkaa sitä sopivan tilaisuuden tullen. 

Toistaiseksi voimassa oleva hinnasto korvataan PSOP-järjestelmässä uudella hinnastolla. Nykyisen hinnaston voimassaolo päätetään vuoden viimeisenä päivänä ja uuden hinnaston voimaantulopäiväksi asetetaan seuraavan vuoden ensimmäinen päivä. Hinnanmuutos tulee lähettää hyvinvointialueen hyväksyttäväksi PSOP-järjestelmän ja palvelusetelisääntökirjan mukaisesti.

Tärkeää on, ettei järjestelmään jää katkoa hinnastojen voimassaoloon eikä myöskään päällekkäisiä voimassaoloaikoja.

PSOP-järjestelmässä palveluntuottajan tulee liittää vaadittavat liitteet erikseen jokaiseen palveluun, vaikka liitteet olisivat samoja. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi henkilökohtaisen avun, omaishoidon vapaan ja muiden tukipalveluiden hakemuksiin liitteet on lisättävä erikseen. Yrityksen tiedot täytyy syöttää vain kerran palveluun.

Liitteiden siirtäminen PSOPin tiedostopalvelimelle on salattu, joten liitteet ovat turvallista lisätä PSOP-järjestelmään.

PSOP on auditoitu ja sertifioitu A2-luokan Kanta-järjestelmänä. A2-luokan auditointi varmistaa, että järjestelmä täyttää kaikki tarvittavat tietoturvavaatimukset, kuten tiedon saatavuuden, luottamuksellisuuden ja eheyden. Tämä tarkoittaa, että järjestelmä on käynyt läpi perusteellisen arvioinnin ja täyttää korkeat tietoturvastandardit.

Kohta 2: Henkilö-tietojen käsittelijä(t)

Lisää tyhjälle riville yrityksesi nimi

Kohta 3: Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat henkilötietojen käsittelijän käyttämät alikäsittelijät

Lisää tähän kohtaan tiedot tietojärjestelmästä, missä käsitellään palveluseteliasiakkaiden tietoja, esim. Domacare, EasyMedi. Kts. lisätiedot Microsoftin ohjelmiin liittyen kohdasta 9.

Tilitoimistoa tms. yritystä, jonka kautta esim. omavastuut laskutetaan, ei tarvitse kirjata, koska henkilötietojen käsittely on palveluntuottajan ja asiakkaan välistä.

Miksi pitää luetella tietosuojavastaavat, mahdoton tehtävä?

Löydät tietosuojavastaavan tiedot yleensä yrityksen verkkosivuilla olevasta rekisteriselosteesta/tietosuojaselosteesta.

Esim. EasyMedi-järjestelmän toimittaja on Pharmadata Oy. Heidän tietosuojaselosteessansa kerrotaan, että yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on Riikka Affleckt, Mechelininkatu 1 A, 00180 Helsinki.

Domacare-järjestelmän toimittaja on Invian Oy ja heidän tietosuojaselosteessansa on kerrottu, että tietosuojavastaava on Iina Palonen, iina.palonen@visma.com.

Kohta 4: Käsittelyn kohde

1. kohta: Tähän kirjataan lyhyt kuvaus palvelusta, jonka yhteydessä henkilötietoja käsitellään.

2. kohta: Tähän kirjataan, millaista henkilötietojen käsittelyä kohdassa 3 mainitut alikäsittelijät tekevät, esim. EasyMedin ja DomaCaren toimittajilla on ylläpito ja tukitoimissa pääsy ohjelmaan.

Kohta 5: Henkilötietojen käsittelyn lakiperuste

Tähän riittää C-kohdan raksiminen, kun tehdään Laphan kanssa sopimusta palvelusetelituottajuudesta.

Kohta 6: Henkilötietoja käsitellään seuraavasti

poistaminen ja tuhoaminen: Tässä tarkoitetaan poistamisella ja tuhoamisella kaikkien tietojen poistamista, josta sovitaan erikseen rekisterinpitäjän kanssa (kts. Sääntökirjan yleinen osa luku 10). Eli yleensä voit jättää raksin pois tästä kohdasta.

yhteensovittaminen: tarkoittaa tietokantojen yhteensovittamista eli yleensä voit jättää raksin pois tästä kohdasta

rajoittaminen: tätäkään ei yleensä tarvita

Kohta 7: Rekisteröityjen ryhmät

Tähän kirjataan se henkilö, joka on palvelusetelin saaja eli asiakas.

Muu: kohdassa voi lukea esim. asiakkaan läheinen, jos asiakkaalla on esimerkiksi puolesta asioija.

Kohta 9: Henkilötietojen käsittelyn sijainti

Mitä järjestelmiä tässä tarkoitetaan?

Kohdassa 3 mainittuja järjestelmiä.

Jos käytetään esim. Microsoftin sovelluksia, pitääkö niissäkin kertoa, missä palvelimet sijaitsevat?

Jos käytät asiakkaan tietojen kirjaamiseen Microsoftin Word, Excel tai Outlook -sovelluksia, ja tallennat tiedot joko työaseman kovalevylle tai ulkoiselle kovalevylle, Microsoft ei ole henkilötietojen alikäsittelijä.

Jos käytät Microsoftin Exchange, OneDrive, SharePoint tai Teams -sovelluksia, niin Microsoft on silloin henkilötietojen alikäsittelijä. Tällöin tiedot tallentuvat Microsoftin palvelimille ja ne sijaitsevat EU/ETA-alueella.

Microsoftin palvelimista ei tarvitse laittaa tarkempaa sijaintitietoa.

Kohta 10

Jos käytät henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavia ohjelmistoja:

• Pegasos-potilastietojärjestelmää, voit viitata, että käytöstä on sovittu Laphan kanssa.
• EasyMedin käytössä viittaus apteekkiin, jonka kanssa sovelluksen käytöstä on sovittu.
• Fivald- taloushallinnon järjestelmää ei tarvitse ilmoittaa, koska palveluseteliasiakkaiden laskutus Laphan kanssa hoituu PSOP-ohjelmassa. Asiakkaan ja palveluntuottajan välinen laskutus ei taas kuulu tämän lomakkeen aihepiiriin.

Jos säilytät henkilötietoja paperisena, mainitse asiasta tässä kohdassa.

Muut ohjeet:

Jos säilytät henkilötietoja paperisena (paperimuotoisten tietoaineistojen hallinta)

• varmista, että tietoaineistot eivät missään vaiheessa päädy ulkopuolisten haltuun.
• varmista, että erityisesti henkilötietoja ja mahdollisesti salassa pidettävät tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.
• huolehdi tietojen turvallisesta hävittämisestä esim. Lapin hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti.

Palvelutapahtumat tulee kirjata mahdollisimman pian toteutuneen tapahtuman jälkeen ja vähintään viikoittain. Poikkeuksena ovat koko kuukautta koskevat kirjaukset.

Kaikki kuukauden tapahtumat tulee olla kirjattuna PSOP-järjestelmään viimeistään seuraavan kuukauden 5. päivänä. Mikäli palvelutapahtuma kirjataan järjestelmään vasta kuukauden 6. päivänä tai tämän jälkeen, myöhästyy se maksatuksesta, ja tapahtuma tulee mukaan vasta seuraavan kuukauden maksatusaineistoon.

Jos on oletettavaa, että jostakin tapahtumasta tulee ylityskirjaus, tapahtumakirjaukset on tehtävä viimeistään kuukauden 3. päivänä. 

Katso tarkemmat ohjeet Sääntökirjan yleinen osa kpl 16.5 tapahtumakirjaus.

Tilitysajo tapahtuu kuukauden kuudes (6.) päivä ja maksatus palveluntuottajalle tapahtuu Lapin hyvinvointialueen maksuehdon (21 pv) mukaisesti. Jos kuukauden 21. päivä sattuu viikonlopulle, tapahtuu maksatus seuraavana arkipäivänä.
 
Palveluntuottaja saa järjestelmästä omaa kirjanpitoaan varten tarvittavat tiedot tulossa olevasta suorituksesta. Palveluntuottaja voi määrittää järjestelmässä, mihin sähköpostiosoitteeseen haluaa maksuaineiston pdf-tiedostomuodossa
 
Katso lisätietoja Sääntökirjan yleinen osa kpl 16.6 maksatus.