Lapin Pelastuslaitoksen henkilörekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 16.10.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / Aluehallitus
PL 8041, 96101 Rovaniemi

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Ylipalomies Paulus Lohi
PL 8041, 96101 Rovaniemi
040 083 0922
paulus.lohi@lapha.fi

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö:

• Lakisääteinen velvoite.Tietosuoja-asetus 6 artikla c, e

B) Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Lapin pelastuslaitos ylläpitää eri henkilörekistereitä, jotka ovat omien lakisääteisten toimintojen kannaltamme välttämättömiä.

Henkilötietoja käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• asiakassuhteen, palontutkinnan, pelastustoiminnan ja valvontatoimien suunnittelu, toteutus, seuranta, arviointi ja laskutus.
• järjestyksen pidon, turvallisuuden varmistamiseksi sekä rikos- ja vahinko- ja onnettomuustilanteiden selvittämiseksi sekä niiden ehkäisemisen kehittämisen vuoksi.
• tietopyyntöjen kirjanpito ja seuranta.

Henkilötietoja voidaan hyödyntää myös pelastustoimen johtamisessa, valvonnassa, tilastoinnissa ja tutkimuksissa.

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

Lapin pelastuslaitoksen ylläpitämät rekisterit sisältävät tietoja henkilöistä, yrityksistä tai yhdistyksistä.

Henkilötiedot:

• henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kiinteistötunnus, kuva ja auton rekisteritunnus.

Yrityksen- tai yhdistyksen tiedot:

• Y-tunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostisoite, yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite, kiinteistötunnus.

Rekisteriin kirjatut tiedot ovat salassa pidettäviä.

Henkilötietojen tietolähteet

Lapin pelastuslaitos saa tietoja ilmoittajan itsensä antamana, Hätäkeskuslaitokselta, Liikenne-ja viestintävirasto Traficomilta, Digi- ja väestövirastolta sekä muilta viranomaisilta.

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteriin kirjattuja henkilötietoja ulkopuolisille.

Tietoja luovutetaan vain, jos rekisterinpitäjällä on velvollisuus lain, viranomaismääräysten tai muun pakottavan syyn vuoksi. 

Mikäli rekisteröidyn tietojen luovuttaminen Lapin pelastuslaitoksen ulkopuolelle on muutoin tarpeellista, tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn nimenomaisella 
suostumuksella.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Tietoja säilytetään lain määrittelemän ajan.

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin asiakkuus, palvelun tarve, tai laskutusperuste on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisuprosessit saattavat pidentää säilytysaikoja.

Mikäli rekisterinpitäjä ei tarvitse sälytettävän tiedon sisältämää henkilötietoa, ne voidaan poistaa jossakin tapauksissa jo aiemmin säilytettävästä materiaalista.

Tiedot hävitetään, kun ne eivät ole rekisterinpitäjän kannalta tarpeellisia.

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

• Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa, kulunvalvonnan piirissä olevassa tilassa/kameravalvonnan piirissä olevassa tilassa.
• Tietojärjestelmissä käsiteltävien tietojen suojauksessa on käytössä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä kullakin henkilöllä on vain tehtävän hoitamiseksi tarpeelliset käyttöoikeudet, jotka määräajoin tarkistetaan.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Kuvaaminen pelastustoimen tehtävillä

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / Aluehallitus
PL 8041, 96101 Rovaniemi
tietosuojavastaava@lapha.fi

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Paulus Lohi
paulus.lohi@lapha.fi
0400 830 922 

Tietosuojavastaava

Teija Karvonen
teija.karvonen@lapha.fi
040 480 7809

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lapin pelastuslaitos käsittelee kuva- ja videotallenteita silloin, kun kuvaaminen on tarpeellista pelastustoimen lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi.

Kuvaamista voidaan käyttää esimerkiksi pelastustoiminnan johtamisen ja koordinoinnin tukena, tilannekuvan muodostamiseen ja välittämiseen, henkilöturvallisuuden ja työturvallisuuden varmistamiseen, onnettomuus- ja vaaratilanteiden dokumentointiin, palontutkinnan tukena, valvontatehtävien ja palotarkastusten dokumentointiin sekä muun pelastuslaitokselle laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.

Kuvaamista suoritetaan vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen tehtävän kannalta tarpeellista. Kuvaamisessa noudatetaan henkilötietojen käsittelyn periaatteita, kuten käyttötarkoitussidonnaisuutta, tietojen minimointia, läpinäkyvyyttä ja oikeasuhtaisuutta.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Pelastustoimen tehtävistä säädetään muun muassa pelastuslaissa. Kuvaamista voidaan käyttää esimerkiksi pelastustoiminnan johtamisen, palontutkinnan, valvontatehtävien ja muiden pelastuslaitokselle säädettyjen tehtävien yhteydessä.

Jos kuvaaminen tai kuvan julkaiseminen ei ole tarpeellista pelastuslaitoksen lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi, käsittelyä ei voida perustaa tähän oikeusperusteeseen. Esimerkiksi viestintä-, markkinointi- tai sosiaalisen median tarkoituksiin tapahtuvassa tunnistettavien henkilöiden kuvaamisessa ja julkaisemisessa voidaan tarvita erillinen oikeusperuste, kuten suostumus.

Mitä henkilötietoja kuvaamisen yhteydessä käsitellään?

Kuvaamisen yhteydessä voidaan käsitellä henkilöiden kuva- ja videotallenteita, ääntä, ajoneuvojen rekisteritunnuksia, rakennuksia, asuntoja ja piha-alueita koskevia tietoja sekä muita kuvasta suoraan tai välillisesti tunnistettavia tietoja.

Käsiteltäviä tietoja voivat olla myös kuvaamisen ajankohtaa ja paikkaa koskevat tiedot sekä tallenteeseen liittyvät tehtävä- ja tapahtumatiedot.

Henkilö voidaan tunnistaa myös välillisesti esimerkiksi ajoneuvon rekisteritunnuksen tai tarkasti yksilöitävän osoitteen perusteella.

Pelastuslaitos pyrkii rajaamaan kuvaamisen vain tehtävän kannalta tarpeellisiin kohteisiin ja välttämään tarpeettomien henkilöiden, henkilökohtaisten esineiden ja henkilökohtaisista oloista kertovien tietojen kuvaamista.

Missä kuvaamista voidaan suorittaa?

Pelastustoimen tehtävien yhteydessä kuvaamista voidaan suorittaa esimerkiksi yleisölle avoimilla alueilla sekä julkisrauhan ja kotirauhan suojaamissa tiloissa silloin, kun kuvaaminen on tehtävän kannalta tarpeellista.

Kotirauhan suojaamissa tiloissa, kuten asunnoissa, kuvaamisen tarpeellisuuteen ja kuvamateriaalin käsittelyyn kiinnitetään erityistä huomiota.

Kuvaamisen tulee perustua pelastustoimen tehtävään eikä kuvaamista saa käyttää tehtävän kannalta tarpeettomaan henkilön yksityisyyteen puuttumiseen.

Kuvaamisesta informointi

Lapin pelastuslaitos pyrkii mahdollisuuksien mukaan informoimaan kuvaamisesta avoimesti.
Informointi voidaan toteuttaa esimerkiksi kuvaamisesta kertovilla kylteillä tai tarroilla, tällä tietosuojaselosteella pelastuslaitoksen verkkosivuilla, suullisesti kuvauspaikalla oleville henkilöille tai muulla tilanteeseen soveltuvalla tavalla.

Pelastustoimen tehtävillä ennakollinen informointi ei aina ole käytännössä mahdollista esimerkiksi kiireellisessä onnettomuustilanteessa. Tällöin informointi toteutetaan mahdollisuuksien mukaan jälkikäteen tai muulla asianmukaisella tavalla.

Kuvaus- ja tallennuslaitteet

Pelastuslaitoksen käytössä olevien kuvauslaitteiden ja kuvaamiseen liittyvien järjestelmien tulee olla pelastuslaitoksen hyväksymiä ja täyttää viranomaisen tietoturvaa koskevat vaatimukset.
Myös kuvien säilyttämiseen ja tiedonsiirtoon käytettävien järjestelmien tulee täyttää soveltuvat tietoturva- ja tiedonhallintavaatimukset.

Kuvausjärjestelmissä pyritään mahdollisuuksien mukaan käyttämään asetuksia, joilla voidaan rajata kuvaaminen tehtävän kannalta relevanttiin kohteeseen, poistaa äänen tallennus käytöstä silloin kun ääntä ei tarvita sekä valita tilanteen mukaan reaaliaikaisen kuvan ja tallentavan kuvan välillä.

Tallenteiden käyttö ja käyttöoikeudet

Tallenteita käsitellään ainoastaan työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.
Lapin pelastuslaitoksen henkilöstön käyttöoikeudet määritellään käyttäjän työtehtäviin liittyvän käyttötarpeen perusteella. Käyttöoikeudet pidetään ajantasaisina.

Tallenteita ei saa käyttää tehtävän kannalta tarpeettomiin tarkoituksiin eikä niitä saa tarkastella ilman työtehtävään perustuvaa tarvetta.

Tallenteiden säilytysaika ja tallenteiden hävittäminen

Kuva- ja videotallenteita säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tallenteen käyttötarkoituksen kannalta ja sovellettavan lainsäädännön, tiedonhallinnan sekä arkistoinnin vaatimusten mukaisesti.

Kuva- ja videotallenteita säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niiden käyttötarkoituksen, viranomaisasian käsittelyn, palontutkinnan, onnettomuuden selvittämisen, valvonnan, oikeusturvan toteuttamisen tai muun lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi.

Tehtävään liittyvän tallenteen säilytysaika voi riippua esimerkiksi siitä, käytetäänkö tallennetta ainoastaan tilannekuvan muodostamiseen, tehtävän dokumentointiin, palontutkintaan, valvontatehtävään, rikos- tai muun viranomaisasian selvittämiseen tai osana muuta viranomaisen asiakirja-aineistoa.

Kun tallennetta ei enää tarvita eikä sen säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa muuta perustetta, se poistetaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Säilytysajan päätyttyä aineisto arkistoidaan tai tuhotaan tiedonhallintaa ja arkistointia koskevien määräysten mukaisesti.

Tallenteiden julkisuus ja salassapito

Pelastustoimen tehtävien yhteydessä syntyneet kuvatallenteet voivat olla viranomaisen asiakirjoja. Tallenteiden julkisuuteen ja salassapitoon sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevaa lainsäädäntöä sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

Tallenne voi sisältää esimerkiksi terveydentilaa koskevia tietoja, henkilökohtaisia oloja koskevia tietoja, liikesalaisuuksia, rikosepäilyyn tai esitutkintaan liittyviä tietoja tai onnettomuuden uhria tai hänen läheisiään koskevia tietoja.

Salassa pidettävä tallenne tai sen osa merkitään asianmukaisesti ja salassapidon peruste ilmoitetaan soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tallenne voi olla myös osittain julkinen ja osittain salassa pidettävä.

Tallenteiden luovuttaminen

Tallenteita voidaan luovuttaa ulkopuolisille vain, jos luovutukselle on lakiin perustuva peruste tai muu soveltuva oikeusperuste.

Tallenteita voidaan luovuttaa esimerkiksi toiselle viranomaiselle tämän lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi, jos kyseisellä viranomaisella on lain perusteella oikeus saada kyseiset tiedot.
Salassa pidettävän aineiston luovuttaminen edellyttää vastaanottavan viranomaisen lakiin perustuvaa oikeutta saada tieto tai muuta laissa säädettyä perustetta.

Luovutuspyynnön tulee olla riittävästi yksilöity. Pelastuslaitos arvioi ennen luovutusta muun muassa tallenteen julkisuuden, mahdollisen salassapidon sekä henkilötietojen luovuttamisen edellytykset.

Tallenteiden luovuttaminen medialle

Julkiseen tallenteeseen voi kohdistua tietopyyntö myös medialta.
Pelastuslaitos arvioi ennen luovutusta, onko tallenne julkinen ja onko mahdollisella vastaanottajalla oikeus käsitellä tallenteessa olevia henkilötietoja.

Jos luovutettava aineisto sisältää henkilötietoja, Pelastuslaitos arvioi henkilötietojen luovuttamisen edellytykset erikseen.

Henkilötietojen käsittelijät ja palveluntuottajat

Jos Lapin pelastuslaitoksen lukuun henkilötietoja käsittelee ulkopuolinen palveluntuottaja, Lapin hyvinvointialue huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelystä sovitaan asianmukaisesti tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Tämä koskee esimerkiksi ulkopuolisia palveluita tai järjestelmiä, joissa pelastuslaitoksen kuva- tai videotallenteita käsitellään tai säilytetään.

Henkilötietojen suojaaminen

Lapin hyvinvointialue huolehtii siitä, että kuva- ja videotallenteiden käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

Näihin kuuluvat esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta, käyttöoikeuksien rajaaminen työtehtävän perusteella, tietojärjestelmien suojaaminen, tietojen siirron suojaaminen, tallenteiden asianmukainen säilyttäminen, käyttöoikeuksien ajantasaisuuden valvonta sekä tarvittaessa tietojärjestelmien lokitietojen hyödyntäminen.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojensa käsittelyyn liittyen. Oikeuksien soveltamiseen vaikuttavat muun muassa käsittelyn oikeusperuste, tallenteen luonne sekä muu viranomaisen toimintaa koskeva lainsäädäntö.

Rekisteröity voi olla oikeutettu esimerkiksi saamaan tietoa henkilötietojensa käsittelystä, pyytämään pääsyä omiin henkilötietoihinsa sekä pyytämään henkilötietojensa oikaisemista silloin, kun siihen on lain mukaan peruste.

Viranomaistoimintaan liittyvissä käsittelyissä oikeuksia voidaan rajoittaa lainsäädännössä säädetyin edellytyksin.

Pyyntö henkilötietojen tarkastamisesta tai muun rekisteröidyn oikeuden käyttämisestä toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti DigiLaphassa kohdassa Lomakkeet → Asiakkaan ja potilaan oikeudet → Lapin pelastuslaitoksen tietopyyntö.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Jos henkilö katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
029 566 6700 (vaihde)
tietosuoja@om.fi

Vaikutustenarviointi

Lapin hyvinvointialue arvioi kamerakuvaamiseen ja muuhun kuvaamiseen liittyvät henkilötietojen käsittelyn riskit ja tekee tarvittaessa tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin.
Vaikutustenarvioinnin tarvetta arvioidaan erityisesti silloin, kun kuvaaminen on järjestelmällistä, laajamittaista tai siihen liittyy muita henkilötietojen käsittelyn riskejä.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Lapin hyvinvointialue voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio julkaistaan Lapin hyvinvointialueen / Lapin pelastuslaitoksen verkkosivuilla.

Tietosuojaseloste päivitetty viimeksi: 30.09.2026