Viestinnällisten verkkopalvelujen henkilörekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
EU:n yleinen tietosuoja-asetus(2016/679 artiklat 13,14)

Julkaistu: 16.1.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
PL 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

kehitysjohtaja Mikko Häikiö
040 772 7211​​​​​​​
mikko.haikio@lapha.fi 

Rekisterin yhteyshenkilö

viestintäjohtaja Riitta Muhonen
040 524 5270
riitta.muhonen@lapha.fi 

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi​​​​​​​
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö:

• Lakisääteinen velvoite.Tietosuoja-asetus 6 artikla c, e
• Suostumus

B) Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Viestintäpalvelut käsittelevät henkilötietoja viestinnän, osallistumisen- ja vaikuttamismahdollisuuksien tarkoitukseen, joita ovat

• ilmoittautumisen käsittely
• palautteen käsittely
• saadun palauteen hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä
• postituslistoille ilmoittautuminen
• pääsynhallinnan ja käyttäjätunnusten ylläpito
• mielipidekyselyt

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä, henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröityjen ryhmät:
lapha.fi-sivuston käyttäjät:

Hyödynnämme verkkoanalytiikassa Matomo -työkalua. Tilastotietoa kerätään esimerkiksi siitä,

• kuinka paljon sivustolla on käyttäjiä
• millä päätelaitteilla sivustoa on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjät ovat saapuneet sivustolle
• millä yksittäisellä sivulla käyttäjät ovat vierailleet.

Matomo analytiikka-alustalla tiedot kerätään anonyymeinä eikä niitä yksilöidä henkilöihin. Tiedot anonymisoidaan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimalla tavalla: IP-osoitteista poistetaan kaksi viimeistä segmenttiä ja sijaintitietoja tarkastellaan vain yleisellä tasolla, jolloin tieto käyttäjistä muuttuu anonyymiksi, jolloin Käyttäjiä ei enää voida tunnistaa IP:n tai sijainnin perusteella.

Uutiskirjeen tilaajat:
Uutiskirjeen tilatessaan tilaaja antaa suostumuksensa, että hänen sähköpostinsa ja nimensä tallennetaan uutiskirjeen asiakasrekisteriin.

Palautelomakkeen käyttäjät:
​​​​​​​Henkilön täyttäessä palautelomakkeen lapha.fi-sivustolla, tiedot tallentuvat Lapin hyvinvointialueen kirjaamoon.

Henkilötietotyypit:
etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero

Muu tieto:
Palautelomakkeella ei tule lähettää henkilötunnusta, terveys- ja asiakastietoja jne.

Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä.

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Lapin hyvinvointialueen viestintäpalvelut ei luovuta henkilötietoja hyvinvointialueen ulkopuolelle.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu- tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään uutiskirjejärjestelmässämme kunnes suostumuksen antaja itse peruu uutiskirjeen tilauksensa.

Matomo analytiikka-alustalle kertyvää tietoa säilytetään korkeintaan neljä vuotta.

Lapin hyvinvointialueelle osoitettuja palautteita säilytetään kaksi vuotta.

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Rekisterissä ei ole manuaalista aineistoa.

Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutetut henkilöt henkilökohtaisten käyttöoikeuksiensa perusteella.

Rekisteröidyn oikeudet

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ilmoitus tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.