Henkilöstöpalvelujen rekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016, artiklat 6, 12, 13 ja 1

Viimeisin päivitys 29.2.2024

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
Pl 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja Harri Tiuraniemi
PL 8042, 96101 Rovaniemi
040 665 9734
harri.tiuraniemi@lapha.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Henkilöstöjohtaja Marjo Kuittinen, marjo.kuittinen@lapha.fi
040 757 6530

Henkilöstöasiantuntija Marjo Hettula, marjo.hettula@lapha.fi
050 315 1031

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

Käsittelyn lainmukaisuusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen

• Suostumus (6 artikla 1 a kohta)
• Sopimuksen täytäntöönpano (6 artikla 1 b kohta)
• Lakisääteinen velvoite (6 artikla 1 c kohta)
• Yleinen etu ja julkisen vallan käyttö (6 artikla e kohta)
• Oikeutettujen etujen toteuttaminen (6 artikla 1 f kohta). Oikeutettuna etuna pidetään henkilöstöetuuksien tarjoamista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstörekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri, jossa rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on Lapin hyvinvointialueen kanssa nykyinen tai päättynyt

• työ- tai virkasuhde;
• toimeksiantosopimussuhde;
• palkallinen harjoittelujakso;
• siviilipalvelusjakso tai
• luottamustoimi.

Henkilötietoja käytetään Lapin hyvinvointialueella seuraaviin tarkoituksiin:

• palvelussuhdetta ja palkanmaksua koskevien asioiden hoitaminen;
• luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatus;
• eläkevakuutusmaksujen maksatus;
• työterveydenhuollon järjestäminen;
• osaamisen ja koulutuksen kehittäminen;
• työsuojeluun, henkilöstön työhyvinvointiin ja työkykyyn liittyvät tehtävät;
• työvuorosuunnittelu ja työajan seuranta;
• työajan ja poissaolojen sekä työtehtävien hoitamisen seuranta;
• poikkeustilanteiden käsittely ja työ- ja virkalainsäädännön sekä yhteistoiminta- lainsäädännön velvoitteiden ja oikeuksien täyttäminen;
• palvelussuhteiden päättämiseen liittyvät toimenpiteet;
• kulkuoikeuksien myöntäminen ja hallinnointi;
• henkilöstölle suunnatut kyselyt;
• lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen;
• toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi
• Henkilöstöetuuksien tarjoaminen

Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekrytoinnin yhteydessä.

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietotyypeistä

Henkilöstöhallinnon rekisteri koostuu asiakirjoista ja tietojärjestelmistä, jotka sisältävät mm. henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja sekä palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteriin kirjattavia tietoja ovat

• nimi, henkilötunnus, äidinkieli, yhteystiedot;
• tiedot palkanmaksua ja muita etuuksia ja korvauksia varten, kuten tilinumero ja verotustiedot;
• työtehtävien sisältö ja nimike;
• henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot, kehityskeskustelujen ja työhyvinvoinnin, työturvallisuuden ja työkyvyn prosesseihin liittyvät tiedot;
• koulutukseen liittyvät tiedot, kuten koulutustaso, suoritetut kurssit, koulutukset ja tutkinnot;
• tiedot muilla työnantajilla tehdyistä aiemmista palvelussuhteista, joilla on vaikutus työkokemuslisän maksamiseen,
• työajan seurantatiedot;
• palvelujaksojen alkaminen ja päättyminen;
• työjaksojen alkaminen ja päättyminen
• eläkevakuutusmaksujen pidättämiseen tarvittavat tiedot;
• ammattiliiton jäsenyystiedot (mikäli ilmoitettu);
• sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset ja omailmoitussairauslomat);
• virka- ja työvapaisiin liittyvät tiedot;
• vanhempainvapaat, hoitovapaat;
• vuosilomiin ja säästövapaisiin liittyvät tiedot;
• sivutoimi-ilmoituksiin ja lupiin liittyvät tiedot;
• luottamustoimiin liittyvät tiedot;
• henkilökorttiin, kulkutunnisteeseen ja avaimiin liittyvät tiedot;
• työtodistuksiin liittyvät tiedot.

Rekrytoinnin yhteydessä hakijasta kerätään seuraavia tietoja: nimi, syntymäaika, osoite, asuinkunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kielitaito,

tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, työkokemus sekä muut tiedot, jotka hakija haluaa työhakemuksen yhteydessä itsestään antaa.

Henkilötietojen tietolähteet

Kaikki tarvittavat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään. Tietojen kerääminen muista lähteistä voi tapahtua vain työntekijän suostumuksella tai lakiin perustuen. Tietoja saadaan esimerkiksi Lapin hyvinvointialueen oman toiminnan kautta henkilöstöasioiden hoidon yhteydessä ja viranomaisilta (esim. verottaja, Keva, Kela, ulosottoviranomainen, Valvira, oikeusviranomaiset)

Henkilötietojen luovutukset - henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Lapin hyvinvointialueen ulkopuolelle pääsääntöisesti vain työntekijän suostumuksella tai lainsäädännön perusteella. Lapin hyvinvointialueen ja henkilötietojen käsittelijän (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijälle.

Vastaanottajaryhmiä ovat:

• työterveyshuolto;
• pankit;
• ammattijärjestöt;
• veroviranomaiset;
• tilastokeskus;
• eläkevakuutusjärjestöt;
• puolueet (luottamushenkilöt)
• Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT;
• työvoimaviranomaiset;
• ulosottoviranomaiset;
• sosiaali- ja terveysministeriö;
• vakuutusyhtiöt ja -laitokset;
• valvontaviranomaiset (AVI, tietosuojavaltuutettu, Valvira, oikeusviranomaiset, poliisi);
• tieteellinen tutkimus;
• henkilöstöetuuksien sähköisen maksuvälinepalvelun tuottaja.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä EU tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 44–46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Säilytysajoissa noudatetaan lakisääteisiä säilytysaikoja sekä mitä viranomaisen asiakirjojen säilyttämisestä ohjataan. Säilytysajat vaihtelevat pysyvästä säilytyksestä (esim. virkaan tai toimeen valittujen hakemukset) lyhyeen 1–2 vuoden säilytysaikaan (rutiiniluontoiset henkilöstöä koskevat päätökset).

• Työtodistuksia, työsuhteen päättymistietoja ja työsopimuksia säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, jolloin työntekijällä on lakiperustainen oikeus vaatia työnantajalta työtodistusta.
• Palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta.
• Lääkärintodistusten ja terveystietojen säilyttämisaika on enintään kaksi vuotta. Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpitoon sisältyvät poissaolotiedot säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Käyttäjäsitoumuksia säilytetään 10 vuotta ja tietojärjestelmiä koskevia käyttöoikeuslomakkeita puolivuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.
• Pitkään säilytettävät asiakirjat (10 vuotta tai yli) siirretään arkistoon, josta ne hävitetään tietoturvallisesti säilytysajan päätyttyä.

Tietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietojen käsittely perustuu niitä käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamiseen, muut ovat lähtökohtaisesti sivullisia tietoihin nähden. Henkilötietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ennalta määritellyt Lapin hyvinvointialueen työntekijät ja edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Yksiköiden esihenkilöt määrittelevät

työntekijöidensä käyttöoikeudet. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa Lapin hyvinvointialueen tietoturva- ja tietosuojaohjeistus. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisten järjestelmien käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Lapin hyvinvointialueen toimeksiannosta tapahtuvia tietojenkäsittelytilanteita voivat olla esimerkiksi palkanlaskenta sekä osto- ja myyntilaskutuksen hallinnointi. Tietojärjestelmien toimittajat voivat myös käsitellä henkilötietoja liittyen heille kuuluviin tehtäviin, (esim. käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointi).

Ostopalvelutilanteissa varmistetaan kirjallisin sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön ja Lapin hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus .

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla), jotka ovat riippuvaisia rekisterin oikeusperusteesta.

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.