Väärinkäytösten ilmoituskanavan henkilörekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaselosteRekisteröidyn informointi henkilötietojen käsittelystä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR) art. 12, 13 ja 14)

Julkaistu: 23.10.2025

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
PL 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Sisäinen tarkastaja Maria Tähtinen, sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus, PL 8041, 96101 Rovaniemi
040 149 1142
maria.tahtinen@lapha.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Sisäisen tarkastuksen asiantuntija Tiia Kauppinen
040 149 1150
tiia.kauppinen@lapha.fi

Organisaation nimeämä tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus

Ilmoituskanavan sisältämia henkilötietoja käytetään ilmoitusten käsittelyyn, väärinkäytösten selvittämiseen ja ehkäisemiseen sekä jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Käsittelyllä pyritään edistämään hyvinvointialueen toiminnan lainmukaisuutta ja hyvää hallintotapaa.

Henkilötietoja käsittelevät hyvinvointialueen puolesta toimivat henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietojen käsittelijöitä ovat ilmoitusten käsittelyyn käytetty järjestelmätoimittaja ja ilmoituksia hyvinvointialueen puolesta käsittelevä asiantuntijaorganisaatio. Käsittelijöiden kanssa on solmittu asianmukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset, joissa käsittelijät velvoitetaan käsittelemään tietoa ainoastaan hyvinvointialueen määrittämien tarkoitusten mukaisesti.

Ilmoituskanavassa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Ilmoituksen yhteydessä kerättävät tiedot
• Asian selvittämiseksi kerättävät tiedot
• Jatkotoimenpiteitä koskevat tiedot
• Ilmoitusta käsittelevistä henkilöistä tallennettavat tiedot
• Aggregoidut ilmoituksia koskevat tiedot

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö: Lakisääteinen velvoite

Rekisterin luonne: Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien: Ei

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät: työntekijät, luottamushenkilö

Henkilötietoryhmät, Muu tietosisältö: [Henkilötietoryhmät_Muu]

Henkilötietotyyppi: Perustiedot,Yhteystiedot,Muu, kirjoita mikä?

Henkilötietotyyppi, Muu tietosisältö: Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite) sekä vapaamuotoinen selvitys ilmoitetusta väärinkäytösepäilystä. Sisäisiin imoituksiin on mahdollista sisällyttää myös liitetiedostoja. Ilmoitusta ei voida tehdä nimettömänä. Sisäisessä ilmoittamisessa järjestelmä luo ilmoittajalle myös tapausnumeron ja ilmoittaja luo salasanan. Näitä tietoja ilmoittaja voi käyttää myöhempään tunnistautumiseen saadakseen tietoja asiansa selvittämisen etenemisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoituksia käsiteltäessä lisätietoa voidaan kerätä kirjallisesti tai suullisesti ilmoittajalta, ilmoituksen kohteelta sekä muilta asianosaisilta (erityisesti ns. todistajat). Olemassa olevaa tietoa voidaan myös kerätä organisaation sisäisesti muista lähteistä tai julkisista lähteistä lainsäädännön rajoissa siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen asian selvittämiseksi.

Käsiteltävien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksen tekijä. Tutkinnan aikana lisätietoja voidaan kerätä ilmoituksen kohteelta ja muilta henkilöiltä, jotka liittyvät ilmoituksessa mainittuun väärinkäytösepäilyyn. Muita tietolähteitä voidaan käyttää laissa säädetyissä rajoissa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden ilmoituksiin liittyviä henkilötietoja luovutetaan vain poikkeustapauksissa Hyvinvointialueen ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa Hyvinvointialueen valtuuttamille ulkopuolisille neuvonantajille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, syyttäjälle tai esitutkintaviranomaiselle ilmoittajansuojelulaissa mainituissa erityistilanteissa. Käsittelyn kohteelle ilmoitetaan tällaisesta henkilöllisyyden paljastamisesta, ellei tällainen tieto vaaranna Hyvinvointialueen sisäisen tutkinnan suorittamista, asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää sovelletaan EU-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot säilytetään: Ilmoituksiin liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti viisi vuotta ilmoituksen vastaanottamisesta. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista tai oikeudellista menettelyä varten.

Aineisto: Sähköinen ja paperiaineisto

Tietojen suojauksen periaatteet

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

1. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti.

2. Sähköinen aineisto: Käyttöliittymät suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Käyttöoikeudet on rajattu palvelutehtävien edellyttämien tarpeiden mukaisesti, katselu-, lisäys-, muutos-, tulostus- ja poistotoiminnot, jotka kohdistuvat asiakastietoihin tallentuvat käyttölokiin. Käyttöoikeuksia tarkastellaan säännönmukaisesti esim. tehtävämuutosten yhteydessä.

3. Käyttölokitietoja tarkastellaan satunnaisesti pistokoeluontoisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Lapin Hyvinvointialueen verkkosivuilta Tiedonsaantioikeus.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.

Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)

Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Lapin hyvinvointialueen rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai Lapin hyvinvointialueelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta ei sovelleta Lapin hyvinvointialueen henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.