Väärinkäytösten ilmoituskanavan henkilörekisteri

Lapin hyvinvointialueen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679 artiklat 12,13,14)

Julkaistu: 19.9.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin hyvinvointialue / aluehallitus
PL 8041, 96400 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö

Sisäinen tarkastaja Maria Tähtinen
040 149 1142
maria.tahtinen@lapha.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Sisäisen tarkastuksen asiantuntija Tiia Kauppinen
040 149 1150
tiia.kauppinen@lapha.fi

Tietosuojavastaava

Itäinen ja lounainen palvelualue, erikoissairaanhoito: Tietosuojavastaava Eija Kivekäs 040 689 1145

Pohjoinen ja kaakkoinen palvelualue, Kolpene, Pelastuslaitos: Tietosuojavastaava Teija Karvonen 040 480 7809

Sähköposti: tietosuojavastaava@lapha.fi
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8041, 96400 Rovaniemi.

Henkilötietojen käsittelyn laillisuus

A) Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö: Lakisääteinen velvoite.

B) Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri.

C) Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ilmoituskanavan sisältämia henkilötietoja käytetään ilmoitusten käsittelyyn, väärinkäytösten selvittämiseen ja ehkäisemiseen sekä jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Käsittelyllä pyritään edistämään hyvinvointialueen toiminnan lainmukaisuutta ja hyvää hallintotapaa.

Henkilötietoja käsittelevät hyvinvointialueen puolesta toimivat henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietojen käsittelijöitä ovat ilmoitusten käsittelyyn käytetty järjestelmätoimittaja ja ilmoituksia hyvinvointialueen puolesta käsittelevä asiantuntijaorganisaatio. Käsittelijöiden kanssa on solmittu asianmukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset, joissa käsittelijät velvoitetaan käsittelemään tietoa ainoastaan hyvinvointialueen määrittämien tarkoitusten mukaisesti.

Ilmoituskanavassa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Ilmoituksen yhteydessä kerättävät tiedot
• Asian selvittämiseksi kerättävät tiedot
• Jatkotoimenpiteitä koskevat tiedot
• Ilmoitusta käsittelevistä henkilöistä tallennettavat tiedot
• Aggregoidut ilmoituksia koskevat tiedot

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi.

Henkilötietoryhmät: työntekijät, luottamushenkilö

Henkilötietotyyppi: Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite) sekä vapaamuotoinen selvitys ilmoitetusta väärinkäytösepäilystä. Sisäisiin ilmoituksiin on mahdollista sisällyttää myös liitetiedostoja. Ilmoitusta ei voida tehdä nimettömänä. Sisäisessä ilmoittamisessa järjestelmä luo ilmoittajalle myös tapausnumeron ja ilmoittaja luo salasanan. Näitä tietoja ilmoittaja voi käyttää myöhempään tunnistautumiseen saadakseen tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoituksia käsiteltäessä lisätietoa voidaan kerätä kirjallisesti tai suullisesti ilmoittajalta, ilmoituksen kohteelta sekä muilta asianosaisilta (erityisesti ns. todistajat). Olemassa olevaa tietoa voidaan myös kerätä organisaation sisäisesti muista lähteistä tai julkisista lähteistä lainsäädännön rajoissa siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen asian selvittämiseksi.

Käsiteltävien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksen tekijä. Tutkinnan aikana lisätietoja voidaan kerätä ilmoituksen kohteelta ja muilta henkilöiltä, jotka liittyvät ilmoituksessa mainittuun väärinkäytösepäilyyn. Muita tietolähteitä voidaan käyttää laissa säädetyissä rajoissa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden ilmoituksiin liittyviä henkilötietoja luovutetaan vain poikkeustapauksissa Hyvinvointialueen ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa Hyvinvointialueen valtuuttamille ulkopuolisille neuvonantajille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, syyttäjälle tai esitutkintaviranomaiselle ilmoittajansuojelulaissa mainituissa erityistilanteissa. Käsittelyn kohteelle ilmoitetaan tällaisesta henkilöllisyyden paljastamisesta, ellei tällainen tieto vaaranna Hyvinvointialueen sisäisen tutkinnan suorittamista, asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Eu tai Eta-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja on tarpeen siirtää, sovelletaan Eu-tietosuoja-asetuksen 44-46 artikloja.

Tietojen säilyttäminen ja säilytysaika

Ilmoituksiin liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti viisi vuotta ilmoituksen vastaanottamisesta. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista tai oikeudellista menettelyä varten.